Специфическая атмосфера

Это специально созданная организацией среда, способствующая возникновению и укреплению расположенности к организации или персоне.

Мероприятия событийного характера

К таким мероприятиям относятся: презентации, пресс- конференции, специальные мероприятия, церемонии торжественного открытия организации или какой-либо новой программы, выставки и т.д.

Средства массового и избирательного воздействия

Прежде всего, это средства массовой информации, щиты, вывески, плакаты, почтовая реклама. Для большинства местных организаций или персон самыми полезными каналами могут стать местные и специализированные средства массовой информации. Они могут не иметь такой большой аудитории, какую имеет центральная пресса, но будут способствовать передаче сообщения членам целевой аудитории, принадлежащей конкретному региону и объединяющей определенную профессиональную или социальную группу. Полезными могут оказаться и собственные каналы распространения информации - издаваемые организацией или персоной информационные листки, переносные стенды, рассказывающие об организации или персоне, и т.д.

Особое место занимает телевидение, которое по масштабам и силе воздействия на аудитории пока не имеет себе равных. В самом общем виде технология любой PR-кампании укладывается в формулу RACE, где R - research (исследование: анализ и постановка задачи), А - action (действие: разработка программы), C - communication (составление информационной стратегии), E - evaluation (оценка: определение результатов, внесение корректив). Применительно к ориентированной на ТВ медиа-кампании формула RACE приобретет несколько иное звучание. Специалист по PR обязан четко представлять группы людей со специфическими интересами, на которые должен быть ориентирован проект. Как только группы будут исследованы, следует определить, какие телевизионные СМИ подходят для работы с ними, и использовать эти СМИ самым эффективным способом. Основная обязанность PR-специалиста заключается в том, чтобы знать «свою» аудиторию и делать так, чтобы сообщения выбранных средств массовой информации доходили до нее.

Следующий этап, планирование действий, необходимых для проведения телевизионной медиа-кампании, будет отмечен разработкой принципов ее осуществления, пошагового рабочего плана реализации проекта, который осуществится на коммуникативном этапе. Процессы разработки и выполнения действий тесно между собой связаны, поэтому и рассматривать их можно в совокупности, для удобства разбив стратегические действия на последовательные шаги.

Шаг первый: разработка собственной информационной стратегии.

Информационная стратегия - это логически простроенный, выверенный во времени план подачи информации в СМИ, опирающийся на традиционные и нетрадиционные приемы.

Шаг второй: выбор телепрограммы.

Извлекать из ситуации максимум возможного. Следует внимательно подходить к выбору телевизионных СМИ, поскольку от правильного выбора во многом зависит успех акции. Для выбора телевизионного канала PR-проекта необходима осторожность, взвешенность, а главное - объективность. Прежде всего, необходимо оценить возможности потенциальных ретрансляторов идей в массы, понять систему выпуска телепередач в эфир, определить редакционную политику. Основа стратегии ваших отношений со СМИ - знание того, как они работают. В самом общем виде, такое исследование проводится по следующим критериям оценки:

· тематическая направленность программы;

· жанр программы (информационно-аналитическая, новостная, ток-шоу, развлекательная, научно-просветительская и т.д.);

· частота выхода программы в эфир (ежедневно, еженедельно, ежемесячно);

· время выхода в эфир;

· хронометраж программы;

· охват вещания программы;

· круг потенциальных зрителей - возрастные группы, пол, социальный статус, религиозные и политические взгляды, национальность, особые интересы;

· идет программа в прямом эфире или в записи

Телевизионная медиа-система в России - это целая структура. Первый ее уровень составляют телеканалы, собственником которых полностью или частично является государство: ОРТ, РТР, НТВ, «Культура». Второй уровень телевизионных СМИ всероссийского, межрегионального и регионального охвата - это коммерческие компании: СТС, ТНТ, Ren-ТВ, ТВ-3, Дарьял-ТВ. И третий - региональные электронные СМИ, которые контролируются местными администрациями или региональными корпорациями: ТК «Пульс», «Афонтово», «Добрыня», ТРК Телеком и т.д.

Позиция на ступенях классификации определяет и величину потенциальной и реальной зрительской аудитории (телеканалы первого уровня делят 60-70% аудитории, второй уровень - это примерно 15% аудитории), и имидж, и стратегию СМИ. ОРТ, к примеру, позиционируется как массовый и семейный канал. РТР - тоже общего пользования, но политически и идеологически ангажированный государством. НТВ - независимый, либеральный, ориентированный на продвинутую часть населения. «Культура» - зрители канала в большинстве своем, не молодые.

Телеканалы второго уровня в большей степени ориентированы на развлечения. Телесети - это, по сути, развлекательное телевидение, рассчитанное на определенные целевые группы - молодежь, женщины, дети, вся семья. Тем не менее, и здесь, за исключением, пожалуй, музыкальных телеканалов, присутствуют информационные и аналитические программы.

Таким образом, начиная PR-кампанию с выбора телепрограмм и телеканалов, следует понять сущностные характеристики этих СМИ и определить, как их задачи соотносятся с целью кампании.

По данным компании «Monitoring group», резкий рост телеаудитории в будние дни начинается в 18 часов и достигает своего пика в 22 часа, когда объем аудитории телезрителей составляет 69%-78%. В выходные дни телевизионная зрительская аудитория дважды достигает заметных высот: с 10 до 14 часов (41%) и с 18 до 22 часов (72% - 80%). Меньше всего зрителей, как в будние, так и в выходные дни смотрит телевизор с 2 до 6 часов утра. Лидерами по охвату аудитории является телеканалы ОРТ и РТР, далее с некоторым отрывом следует НТВ. С увеличением возраста респондентов растет доля тех, кто предпочитают смотреть телепередачи каналов ОРТ и РТР. Молодые люди выбирают каналы МузТВ и MTV. Подавляющее большинство россиян предпочитает смотреть выпуски новостей местных телекомпаний.

В рейтинге жанровых предпочтений россиян первое место занимают художественные фильмы. На втором месте с незначительным отрывом стоят информационные выпуски, на третьем -- развлекательные программы. Мужчины чаще, чем женщины, предпочитают смотреть информационные, публицистические и спортивные программы, тогда как женщины чаще всего смотрят сериалы и программы на семейные темы. Со снижением возраста респондентов увеличивается доля тех, кто предпочитают телевизионные программы развлекательного характера. Жители городов-миллионеров с наибольшим интересом смотрят информационные программы, а также художественные фильмы. С увеличением уровня дохода и образования возрастает доля тех, кто предпочитают развлекательные и музыкальные программы. Со снижением уровня дохода и образования возрастает доля тех, кто предпочитает программы на семейную тематику.

Выбор телепрограммы, на которую будет сориентирована медиа-кампания, во многом определит ее содержание, методы работы PR-субъекта.

На этапе подготовки медиа-кампании необходимо определить подходящий для ее осуществления момент. Лучше всего заранее выбирать время определенного информационного затишья. Общественная, культурная и политическая жизнь обычно затихает, и телеканалы испытывают определенный информационный голод. Так что при грамотном проведении кампании именно в это время проще обеспечить благосклонность телевизионных СМИ. Хотя есть у жарких летних дней и определенный недостаток - меньшая, по сравнению с другими временами года, зрительская аудитория.

Шаг третий: информационный повод и его оформление

Редакторам телевизионных программ нужны интересные репортажи. Ведь главный критерий успеха СМИ и условие выживания большинства из них - внимание публики. Популярность телеканалам приносит не реклама, а актуальная информация. «Двигатель» продаж - именно содержание программ. Цель журналиста - показать то, что привлечет внимание зрителя. Соответственно, цель пиарщика - предоставить ценные новости. Очевидно, телевизионные СМИ сами определят, что нужно и что не нужно выносить на суд общественности. Для привлечения внимания аудитории масс-медиа руководствуется следующими принципами:

· приоритетность, привлекательность, общественно-политическая важность темы;

· близость темы: новости, близкие зрителю в пространстве или во времени (недавнее прошлое, недалекое будущее); что-то хорошо знакомое по каким-либо причинам;

· неординарность фактов: непредсказуемое развитие события, экстравагантные, эксцентричные поступки, странности, курьезы;

· сенсация: от скандальных разоблачений до пикантных интриг;

· новизна фактов и их своевременность: способна ли новость «держать» актуальность, уместна ли она в контексте сегодняшнего дня, не принесет ли оглашение информации вреда;

· высокий общественный статус: чем выше статус источника информации, тем значительнее новость;

масштабность новости и ее воздействие: достаточно ли информация убедительна, привлечет ли внимание.

Шаг четвертый: проведение мероприятий.

Предполагается, что каждое мероприятие тщательно выверяется в зависимости от ситуации в которой оно должно происходить.

Шаг пятый: отслеживание результатов.

Очевидно, что оценить эффект, произведенный выходом репортажа о событии в эфир на целевые аудитории, достаточно сложно. Однако можно изучить содержание и форму подачи материала, внимательно отнестись к ошибкам в освещении темы. Но это все равно будет субъективным мнением. Единственно возможный объективный вариант подведения итогов - формальная оценка количества материалов и их качества.

Введение

На данный момент, в России с каждым годом все больше развивается и набирает обороты special events, мероприятия, которые проводит компания с целью формирования позитивного имиджа организации. Фестиваль, как вид событийного маркетинга представляет собой мероприятие, цель которого - представить предметы и явления, организованные в духе праздника. Это яркое событие, организация которого сложна и многогранна. В своей работе мы бы хотели разработать проект организации ежегодного фестиваля красок, который пройдет летом 2014 года, учитывая возрастающие масштабы фестиваля.

Объектом исследования является организация ежегодного фестиваля красок «Королевский фестиваль красок».

Предметом исследования является изучение и совершенствование процесса организации «Королевского фестиваля красок»

Целью курсовой работы является изучение особенностей организации специальных мероприятий и применение технологий организации для усовершенствования проведения «Королевского фестиваля красок»

В соответствии с поставленной целью были определенны следующие задачи:

изучить понятие и цели организации специальных мероприятий

изучить особенности планирования и проведение special events в условиях риска

провести характеристику «Королевского фестиваля красок»; ситуационный анализ.

разработать организационную схему производственного отделения на «Фестиваль красок».

Теоретической базой исследования послужили учебные пособия, научные труды, интернет ресурсы по теме - «маркетинг», «Связи с общественностью» и «special events». Проблему данных тем, изучали такие отечественные и зарубежные ученые как Бельских И.Е., Котлер Ф., Березин В.М., Соловьев, Б.А. и другие.

1. Теоретические основы организации специальных мероприятий

1.1 Понятие и цели организации специальных мероприятий

фестиваль королевский планирование

Special events (специальные события) - мероприятия, направленные на продвижение торговых марок, услуг и компаний с помощью ярких событий, способных не только запоминаться, но и в ряде случаев стать.events включают в себя городские праздники, концерты и фестивали, презентации продукции и церемонии открытия, выставки и ярмарки, приемы и рауты, развлекательные мероприятия частного характера, благотворительные акции, конференции и семинары, и т.п. Специальные события - это мероприятия, проводимые компанией с целью формирования позитивного имиджа организации, и главное - привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продукции. Любой продукт должен быть продан. Поэтому special events, как и другие рекламные акции, проводятся для того, чтобы подтолкнуть клиента к ожидаемому шагу.events - одна из важнейших составляющих непрямой рекламы. Подготовка, организация и проведение special events носит в России название «событийный маркетинг» (Event Marketing).

Специальными событиями лежит целая система целей:

·Формирование репутации Компании и ее Первых лиц;

·Привлечение внимания общественности к Компании и ее деятельности;

·Установление связей с различными аудиториями.

·Привлечь потенциальных клиентов и партнеров;

·Презентовать новые продукты Компании;

·Осветить вехи в истории Компании;

·Создать информационный повод;

·Наладить взаимодействие со СМИ;

·Создать дополнительную мотивацию своим сотрудникам и партнерам;

·Продемонстрировать социальную ответственность Компании;

·Получение дохода.

Дифференциация мероприятий событийного маркетинга представлена на (Приложение 1)

Специальные PR-мероприятия призваны решать две задачи: обеспечение постоянного присутствия компании в информационном поле, а также привлечение внимания журналистов и целевой аудитории к компании (ее продукции).

Те или иные PR-мероприятия выбираются PR-специалистами в зависимости от специфики целевой аудитории или самого продукта, масштаба акций, бюджета и т. д. Зачастую специальные PR-акции становятся частью другой крупномасштабной акции и при этом направлены на решение более узких задач.

При необходимости охвата целевой аудитории в рамках города или региона предпочтение отдают таким мероприятиям, как фестивали, праздники, соревнования, специальные дни, недели и т. д. В целях стимулирования интереса аудитории к таким мероприятиям предлагается розыгрыш большого количества призов.

В целях привлечения внимания общественности часто используются телевизионные ток-шоу, посвященные обсуждению актуальных проблем, в которых принимают участие авторитетные эксперты, лидеры мнений, аналитики. Для повышения эффективности таких мероприятий полезно связать обсуждение общественно значимой проблемы с появлением на рынке продукции, способной эту проблему решить.

Для привлечения внимания специалистов и экспертов проводят такие специальные PR-акции, как научные форумы, бизнес-конференции и семинары, круглые столы, съезды и др.

Высокой популярностью среди специальных PR-акций пользуются презентации. В зависимости от своего предмета этот вид мероприятий подразделяется на следующие разновидности:

1.презентация товара или услуги - крайне востребована из-за постоянной высокой конкуренции на рынке товаров и услуг. По той же причине нуждается в постоянном совершенствовании PR-технологий и техники, особенно когда речь идет о продвижении товаров массового потребления.

2.презентация коммерческой структуры. Бывает необходима в следующих случаях:

oвновь созданную компанию впервые представляют широкой аудитории;

oкомпания осваивает новые рынки, на которых не имеет достаточного веса или устойчивой деловой репутации;

oкомпания реорганизуется (например, путем слияния нескольких фирм), в результате чего, как правило, получает новое наименование.

3.презентация персонала - мало распространенный в России вид презентаций вследствие недостаточно серьезного отношения российского бизнеса к кадровой политике фирмы и корпоративному имиджу. На Западе презентация фирмой нового руководящего сотрудника высокой квалификации как раз и работает на повышение корпоративного имиджа.

4.презентация города - постепенно получила развитие в связи интеграцией России в мировое сообщество и ее вступлением в борьбу за крупные экономические или имиджевые проекты (Олимпийские игры, Всемирные юношеские игры, автомобильные гонки класса «Формула 1», Чемпионат Европы по футболу и др.).

.презентация региона - призвана демонстрировать высокий экономический и культурный потенциал региона, привлекая тем самым инвесторов. Проводится на крупных промышленных, сельскохозяйственных и др. выставках.

.презентация страны - имеет не только экономическое, но и политическое значение. Может проводиться на крупных международных выставках категории EXPO, организуемых Международным бюро выставок и ярмарок.

В зависимости от целевой аудитории презентации делятся на театрально-зрелищные (теа-презентации) и салонные (бомонд-презентации).

Теа-презентации рассчитаны на продвижение массовой продукции, нередко они сопровождаются различными развлекательными мероприятиями (концертами, шоу-программами и др.).

Бомонд-презентации используют для продвижения редкого или уникального продукта для ограниченной целевой аудитории (эксклюзивные коллекции одежды, эксклюзивная недвижимость, уникальные инвестиционные проекты и др.).

Участие компании в выставках и ярмарках является крайне важным PR-мероприятием. Такое мероприятие требует тщательной подготовки, но и приносит в случае грамотного проведения высокие результаты. Выставки и ярмарки, являясь комплексными мероприятиями, могут включать в себя самые разнообразные специальные PR-акции: пресс-конференции или брифинги, семинары или мастер-классы для специалистов, промо-акции, дегустации, распространение сувенироной продукции и рекламно-информационных материалов и др.

1.2 Особенности планирования и проведение special events в условиях риска

Планирование и проведение специального мероприятия - дело сложное и комплексное. Слишком много составляющих приходится сводить к единому знаменателю, слишком много задач приходится решать.

Во многих случаях результат стоит тех усилий, которые мы прилагаем. Однако все они могут быть сведены на «нет» форс-мажорными обстоятельствами, ошибками персонала, недоработкой на стадии подготовки раздаточных материалов и презентаций и многим другим. Рисков, сопряженных с организацией специальных мероприятий, немало, и именно о них и пойдет речь сейчас.

Персонал

Люди - это всегда источник рисков, потенциальной опасности для проекта. Причем даже если мы имеем дело с исключительными профессионалами, то все равно успокаиваться не стоит. Более того, порой от нашего персонала результат зависит в гораздо большей степени, чем от всех остальных элементов проекта (оборудование, материалы и т.д.), ведь оружие не стреляет само - на курок всегда нажимает человек. То же самое и с обслуживанием нашего мероприятия: все - презентации, выступления, перерывы на обед, шоу-программа и многое другое - управляется людьми.

Площадка для проведения

Здесь рисков проекта не так много, как может показаться. В основном все проблемы появляются, если вы не уделили должного внимания вопросам выбора площадки. Следовательно, многие опасности можно исключить, лишь потратив на данной стадии чуть больше времени.

Западные event-специалисты рекомендуют при выборе места для проведения детально анализировать ситуацию: если количество потенциальных опасностей, с которыми мы можем столкнуться в процессе, слишком велико, то лучше поискать другую площадку.

Выступающие персоны

Риски для наших event-проектов, связанные с выступающими персонами, в целом достаточно похожи на риски, связанные с персоналом, но имеют свою специфику.

Представим некий научный семинар, где аудитория насчитывает несколько сот человек. Выступать выходит молодой и очень перспективный специалист, который в лаборатории просто творит чудеса. Однако, представ перед такой многочисленной (для него, разумеется) аудиторией, он попросту не знает, как себя вести. И как следствие - его выступление оказывается в лучшем случае «скомканным», а в худшем - проваленным. Подобные накладки можно предотвратить:

во-первых, подбирая для участия в проекте людей, которые уже имели опыт публичных выступлений;

во-вторых, с помощью репетиций, которыми частенько пренебрегают, но они действительно могут нивелировать тот отрицательный эффект, который мы можем получить от выступления неопытного человека (а бывают случаи, когда без какой-то конкретной персоны не обойтись);

Следующий момент, о котором стоит позаботиться, - это статус и известность (положительная или негативная) выступающей персоны.

Любая компания-организатор хочет заполучить на свое мероприятие самых именитых и авторитетных людей, порой не особо заботясь о последствиях. К примеру, в числе выступающих персон может оказаться человек пусть и с громким именем, но с серьезно запятнанной репутацией в рамках индустрии. Или для выступлений мы можем пригласить двух индустриальных экспертов (или же звезд шоу-бизнеса), которые уже давно враждуют друг с другом. Эти моменты необходимо отслеживать и исключать.

Оборудование

Любая компания, организующая то или иное специальное мероприятие, старается задействовать как можно больше новейших технологий для произведения максимально положительного впечатления на свою аудиторию.

Причем этот подход совершенно нельзя назвать ошибочным или неправильным, но, делая выбор в пользу какой-то инновации, следует понимать, что в качестве следствия мы получаем дополнительные риски.

Во-первых, среди персонала может не оказаться человека, которому по силам полноценно работать с используемой технологией и оборудованием. Эта опасность легко исключается, если нанять внешнего специалиста.

Во-вторых, условия выбранной площадки для проведения special event могут не соответствовать техническим требованиям экзотического оборудования, которое планируется задействовать.

В-третьих, желание удивить аудиторию может перевесить здравый смысл, и в этом случае -получим перегруженный технологическими инновациями special event (бюджет которого еще и не соответствует поставленным задачам), половину из которых аудитория попросту не поймет.

Следующий момент - это всевозможные мелочи.

К примеру, в пульте от проектора вдруг садятся батарейки, запасных нет, и выступающей персоне приходиться переключать слайды с помощью ассистента, вызванного из зала.

Или другой вариант: в самый ответственный момент выясняется, что в офисе был забыт шнур, которым подсоединяется DVD-проигрыватель к телевизору.

На первый взгляд, эти риски могут показаться не такими уж и критичными, но престижу и статусу мероприятия подобные накладки вредят очень сильно.

И наконец, самый неочевидный риск в данной категории (неочевидный - потому что о нем редко задумываются заранее) связан с арендованным оборудованием. Любая техника подвержена случайным повреждениям (пролитый кофе, фатальное падение вследствие неаккуратного обращения и т.д.), и если на нашем мероприятии арендованное оборудование было испорчено по необъективным причинам, то мы, соответственно, понесем дополнительные затраты.

Подводя же итог, стоит добавить, что во время планирования и проведения специальных мероприятий от рисков никуда не уйти, с ними нужно работать. В этом деле может оказаться полезной консультация или сотрудничество с компанией, которая специализируется на special events, ибо профессионалам все риски уже давно известны и, что важнее, они заранее знают решения для многих типичных проблем.

Для того чтобы провести мероприятие, требуется серьезная подготовка. Для того чтобы event был успешным, сил и времени потребуется еще больше. Для реализации возможностей special event как PR-акции мероприятие должны быть настоящим событием.

Составление плана проведения мероприятия предполагает наличие специальных знаний и четкого понимания, как сделать его действительно удачным. Поэтому для организации special events, в том числе и фестиваля обычно привлекаются профессионалы - event-компании, которые специализируются именно на проведении мероприятий по запросам компании-заказчика с учетом всех пожеланий оного и, конечно, ожиданий его клиентов.

В отдельное направление маркетинговой деятельности выделился фестиваль (festivus, лат. - веселый, праздничный). Как вид событийного маркетинга он представляет собой мероприятие, цель которого - представить предметы и явления, организованные в духе праздника и по определенному сценарию (Приложение 2). Признаки этого мероприятия:

праздничная форма (в основе фестиваля заложено понятие праздника);

ритуальный характер (заранее заданные правила проведения фестиваля);

соревновательность (наличие конкурсов, демонстраций, шоу-показов).

Фестиваль легко интегрируется в различные ИМК-программы (ИМК - интегрированные маркетинговые коммуникации). Нередко его объединяют с другими средствами маркетинговой коммуникации - презентациями (если необходима пробация новинок компании), PR-мероприятиями (для получения паблисити).

Существует отработанный алгоритм действий при составлении плана специального мероприятия. Во-первых, должна быть четко определена цель special event. Ее необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами, донести до сведения всех организаторов и участников подготовки мероприятия. Каждый из них должен четко знать, кому, почему и для чего это все надо.

При составлении плана необходимо разработать концепцию и расписать сценарий мероприятия. Special event на то и special, что он особенный, т.е. концепция мероприятия должна отличаться от концепций eventов, уже проведенных для продвижения аналогичной продукции. Сценарий должен включать в себя не только все продуманные и предвиденные ситуации, но и учитывать возможные отклонения от плана, неверный ход событий. Для того чтобы уменьшить риск срыва каких-либо составляющих мероприятия, лучше составить запасной план, учитывающий все возможные изменения в программе с целью удержания контроля над ситуацией.

Исходя из бюджета мероприятия, под концепцию и сценарий выбирается площадка. Как и все прочее, расположение, размер и возможности площадки рассчитываются с учетом выделенных на мероприятие средств, количества и ожиданий приглашенных, специфики программы eventа. Под концепцию разрабатывается и дизайн площадки, выбираются развлечения для гостей, привлекается кейтеринговая компания.

Просто написать сценарий слишком легко. Нужно выбрать технические средства, необходимые для воплощения сценария. А для приобретения этих средств нужно детально рассчитать бюджет. Special event - дорогое удовольствие, но при правильной организации оно себя окупает: либо приносит компании доход от роста уровня продаж, либо поднимает ее имидж, изменяя представления о ней в лучшую сторону. Выбор и приобретение технических средств нельзя откладывать «на потом». Как только в сценарии мероприятия было утверждено устроить то или иное шоу, необходимо сразу обеспечить все, чтобы это шоу стало возможным. Если в пресс-релизе мероприятия гостю обещано лазерное представление, то это представление должно быть показано, иначе гость останется разочарован. Более того, о своем разочаровании он поведает своим друзьям и знакомым, что определенно не лучшим образом скажется на имидже компании. Считается, что один неудовлетворенность одного клиенты провоцирует неудовлетворенность пяти потенциальных клиентов, поэтому нельзя недооценивать роль «сарафанного радио».

Обеспечив техническую базу eventа, необходимо найти подрядчиков, убедиться в качестве их работы, заключить с ними договор. Без подобной формальной составляющей event может попросту сорваться. Более того, представитель компании-заказчика должен постоянно следить за ходом работ и контролировать ситуацию.

Когда выбрана площадка, все технические вопросы решены, детали отработаны, гости приглашены, и СМИ оповещены, наступает само мероприятие. Естественно что, выполнив работу по организации, команда, занимавшаяся воплощением идеи мероприятия в жизнь, тоже хочет отдохнуть. Однако ход мероприятия, и контроль за происходящим, не менее важен, чем процесс организации. Ответственный менеджер eventа должен быть всегда готов решить возникающие по ходу мероприятия проблемы. Даже при самом ответственном подходе и очень хорошей организации специального события мелких проблем не избежать. Цель менеджера не только в том, чтобы «все прошло гладко», но и в том, чтобы «сгладить углы», если таковые имеются.

Поэтому время отдыха для организаторов наступает тогда, когда площадку покидает последний гость. Гости, к слову, с подобных мероприятий уходят с подарками, которые также продумываются и заказываются у компаний, занимающихся подарочной продукцией. При этом если подарок чисто сувенирный, то должен быть интересен и красив, чтобы гость в дальнейшем поставил его на полку как напоминание. Еще лучше, если подарок будет практически применим.

Таким образом, веря словам Михаила Горошина, «Организация мероприятия - это сложная работа. В нашей стране она пока редко ассоциируется с бизнесом, а ведь это работа, которая требует слаженности действий, грамотной постановки задач, соблюдения сроков».

2. Организация специальных мероприятий на примере конкретного фестиваля

.1 Характеристика «Королевского фестиваля красок»; ситуационный анализ

Первый фестиваль красок в Санкт - Петербурге прошел 28 июля 2012 года на стадионе «Метрострой». Организатором фестиваля является компания CSN-PRO. Учредитель компании Анатолий Коптев.

CSN-PRO помимо ежегодного «Фестиваля красок» проводит мероприятия: «Мыльный город» - фестиваль мыльных пузырей (16 000 человек), Loy Kratong - запуск небесных фонариков (проект имел численность 12000 человек, но на данный момент закрыт из-за вышедшего закона, запрещающего запускать небесные фонари). Так же имеет проекты в социально сети «Вконтакте»: страница компании «Мир детства» (более 58000 подписчиков), собственная группа «Питер Online - фестивали, выставки, события» (более 107000 подписчиков), собственная группа «Интересные события в Санкт-Петербурге» (более 440000 подписчиков).

Долгосрочная цель CSN-PRO: организация мероприятий, позволяющих искренне радоваться без алкоголя и других веществ, вредных человеческому организму. Создание и продвижение новой культуры отдыха, позволяющей развивать здоровье: как физическое, так и духовное. Укрепление здорового позитивного сообщества, и объединение людей со схожими с нами интересами.

Цели CSN-PRO:

Создание и развитие технологии организации мероприятий по новой культуре отдыха;

Набор и обучение персонала;

Создание источников дохода;

Информационная поддержка мероприятий;

Подготовка технической базы;

Создание службы безопасности;

Создание и поддержание цикла ежегодных мероприятий связанных друг с другом.

Организационная политика:

) на мероприятиях не должно быть ни в информационном, ни физическом виде алкоголя и других веществ, вредных для организма. Курение разрешено в специально отведенном месте;

) на всех мероприятиях должна присутствовать детская зона, с которой нельзя увидеть материалы для взрослых;

) на мероприятиях должны быть точки питания (традиционная и вегетарианская кухня) и питья;

) на мероприятиях должны быть санузлы;

) на мероприятиях должна быть мед. помощь;

) на мероприятиях должна присутствовать служба безопасности;

) на мероприятиях должен присутствовать качественный звук (на репетициях по возможности);

) каждое мероприятие должно быть с платным входом;

) каждый участвующий в подготовке мероприятия, будь то волонтер, организатор или технический работник, перед тем как преступить к работе, должен сдать экзамен по своей должности. Исключения могут быть в экстренных ситуациях, когда работником может стать первый человек, попавшийся под руку. Этот человек, перед тем как преступить к работе, должен прослушать краткую инструкцию, и сдать практическое задание;

) На мероприятиях должна быть стойка информации (на репетициях по возможности);

) Во время подготовки к мероприятию команде запрещено употреблять алкоголь и другие наркотические вещества. За каждое нарушение -20% от заработной платы. Возможность восстановления определяет руководитель отделения или любой из вышестоящих органов;

) За 30 дней до мероприятия увольнение сотрудников возможно только по общему решению команды или отдела, в котором работает сотрудник;

) Не прийти на общее собрание или на собрание, на котором приказано быть, отойти от дел, взять выходной по каким-либо обстоятельствам можно только с разрешения всех членов команды по линии и руководства. За нарушение этого правила -20% зарплаты или отстранение от дел без возможности восстановиться;

) В первую очередь, необходимо выполнять свои функции. И только потом помогать тому, кто просит о помощи;

) Каждое собрание - повод похвастаться планами и успехами в работе. Готовьте планы и отчеты к собраниям.

Ценный конечный продукт (ЦКП) - клиенты довольные результатом нашей работы, не испытывающие неудобств и воспринимающие фирму как постоянных партнеров.

В 2014 году «Королевский фестиваль красок» будет проходить 19 июля, и рассчитан на 10000 человек. Для сравнения, этот же фестиваль в 2012 году собрал 5000 человек, в 2013, как уже упоминалось выше, - 6000 человек. Формат фестиваля - Оpen Air. Целевая аудитория - молодые люди от 16 до 30 лет, творческая, активная молодежь.

Партнерами являются - завод художественных красок «Невская палитра», Генеральное Консульство Индии. На проведение фестиваля в 2014 году со спонсорами проводятся переговоры.

В 2013 году перед проведением фестиваля появился конкурент, взявший концепцию мероприятия CSN-PRO прошлого года. Поменялось в концепции конкурента только то, что краска была платная, но вход свободный. Название было то же, но проходил фестиваль на месяц раньше - в июне. Тем не менее «Фестиваль красок» CSN-PRO собрал 6000 человек - больше чем 2012 году, за счет акций на билеты, своей подготовленной аудитории, качественной организацией мероприятия и активного пиара.

На сегодняшний день в Санкт-Петербурге проходят два «Фестиваля красок» - первый «Королевский фестиваль красок», основатель - компания CSN-PRO, учредитель компании Анатолий Коптев, второй - «Музыкальный фестиваль красок», основателем которого является Артем Сергеев.

2.2 Структура организации «Фестиваля красок» 2014 года

Первый фестиваль, в 2012 году, прошел без разделения обязанностей между командой организаторов. В 2013 разделение обязанностей в команде присутствовало, но один человек мог отвечать за несколько деятельностей. В этом году была создана организующая схема компании. Схема состоит из 7 отделений - административное, отделение персонала и коммуникаций, отделение распространения, отделение финансов и бухгалтерии, производственное отделение, отделение качества и квалификации и отделение развития. На каждое отделение назначается руководитель. Исполнительным директором является Анатолий Коптев.

Отделение, отвечающее за организацию фестивалей и мероприятий, в том числе и за «Королевский фестиваль красок», - производственное отделение. Мы разработали структуру, которая позволит разделить обязанности между сотрудниками, на предстоящий фестиваль (приложение 3).

Разработка структуры проходила в два этапа: сбор информации о сотрудниках и составление схемы.

Всего в фирме CSN-PRO 10 сотрудников. Так же имеются волонтеры, но они не входят в схему организации мероприятия. Команда организаторов «Королевского фестиваля красок» состоит из 8 человек. Еще 5 проходят обучение на секцию планирования PR-проектов и
Секция формирования оптовых заказов. В данной организующей схеме подразделения указаны сотрудники, которые уже состоят в фирме и отвечают за определенную деятельность. Мы считаем, что эта схема структурирует организацию «Королевского фестиваля красок» и с помощью нее организация фестиваля будет соответствовать масштабам мероприятия.

Как мы узнали ранее, в организации мероприятии один из важных моментов, помимо проведения, является подготовка. В организующей схеме это секция разработки программ мероприятия. На примере менеджера по артистам, мы также разработали проект, позволяющий сотруднику структурировать свою деятельность по обязанностям (приложение 4).

Заключение

Целью данного курсового проекта было изучение организации специальных мероприятий и применение полученных знаний на примере организующей схемы компании. Для этого необходимо было разобрать понятие и цели организации специальных мероприятий и особенности планирования и проведение special events в условиях риска. Данные задачи были успешно выполнены.

Итак, special events (специальные события) - мероприятия, направленные на продвижение торговых марок, услуг и компаний с помощью ярких событий, способных не только запоминаться, но и в ряде случаев стать ими. В отдельное направление маркетинговой деятельности выделился фестиваль (festivus, лат. - веселый, праздничный). Как вид событийного маркетинга он представляет собой мероприятие, цель которого - представить предметы и явления, организованные в духе праздника и по определенному сценарию. Существует отработанный алгоритм действий при составлении плана специального мероприятия. Во-первых, должна быть четко определена цель special event. Ее необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами, донести до сведения всех организаторов и участников подготовки мероприятия. Каждый из них должен четко знать цель, обязанности и конечный результат.

Разработка производственного отделения фирмы СSN-PRO, организующей схемы, проходила в два этапа: сбор информации о сотрудниках и составление схемы ответственных за ту или иную деятельность. С помощью этой схемы организация фестиваля будет проходить более структурно, и каждый сотрудник будет отвечать за свою деятельность, что поспособствует более качественному проведению мероприятия.

Список использованной литературы

1.Армстронг Г., Вонг В., Котлер Ф., Сондерс Дж. Основы маркетинга, 5-е европейское издание: Пер с англ. - М.: ООО "И.Д. Вильямс", 2012. - 752 с.

2.Бельских И.Е. Теория и практика корпоративных паблик рилейшнз: Учебное пособие / Филиал ГОУ ВПО "МЭИ (ТУ)" в г. Волжском. - Волгоград: Изд-вo ВолГУ, 2009. - 160 с.

Березин В.М. Сущность и реальность массовой коммуникации. Монография. - М.: Изд-во РУДН, 2010.

Джон Д., Щульц М. Маркетинг профессиональных услуг. Как продавать не продавая - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. - 368 с.

Котлер Ф., Келлер К.П. Маркетинг менеджмент.13-е изд. - СПб.: Питер, 2010. - 816 с.

Особенков О.М., Таран В.А. и др. Экономика России: Менеджмент и маркетинг. Том 2. Маркетинг - М.: "Типография "Новости", 2010. - 922 с.

Управление проектами. Справочник для профессионалов/ под. ред. Цветкова А., Шапиро В.-М.:Омега-л, 2013. - 1280 с.

Соловьев, Б.А. Маркетинг: учеб. / Б.А. Соловьев. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 383 с.

Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью.Теория и практика.- М.: Дело, 2011.- 421 с.

11.Charles Bladen, James Kennell, Emma Abson, Nick Wilde. Events Management: An Introduction. - М.:, 2012. - 472 с.

Donald Getz. Event Studies, Second Edition: Theory, Research and Policy for Planned Events (Events Management). - М.:, 2012. - 460 с.

Glenn Bowdin. Events Management. - М.: Butterworth-Heinemann, 2011. - 776 с.

Guy Masterman. Strategic Sports Event Management. - М.: Butterworth-Heinemann, 2014. - 376 с.

15.Event - менеджмент. Профессиональная организация успешных мероприятий. М.: Эксмо, 2010. - 288 с.

16.Johnny Allen, William O"Toole, Robert Harris, Ian McDonnell. Festival and Special Event Management. - М.: John Wiley and Sons, Ltd, 2013. - 608 с.

Ian Yeoman. Festival and Events Management. - М.:, 2010. - 448 с.

Thomas Felberbauer. Wirtschaftsspionage und SIEM-Systeme: Wirtschaftsspionage unter der Lupe von Security Information Event Management Systemen (German Edition). - М.:, 2010. - 140 с.

Vineet Gera. Event Management and Planning: A complete guide to plan and execute the event. - М.:, 2012. - 252 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Организация и проведение специальных событий (событийный PR)

Великий древнекитайский мыслитель Конфуций еще 450 лет до нашей эры отмечал интересную особенность у людей при восприятии поступающей к ним информации. Он писал: "Я слышу - и забываю. Я вижу - и помню. Я испытываю - и понимаю". Эта формула не потеряла своей актуальности и сегодня. Ее с успехом можно использовать в сфере интегрированных маркетинговых коммуникаций, особенно тогда, когда применяются рекламные или PR-мероприятия зрелищного характера для налаживания взаимоотношений с потребителем, для разработки интересных, запоминающихся и эффективных методов воздействия.

Особенность человека избирательно подходить к поступающей информации, с точки зрения дальнейшего ее использования, известна давно. Это, во-первых, определенный механизм в пашем сознании по сегментированию поступающей информации с точки зрения ее целесообразности для учета и дальнейшего использования человеком. Ведь визуальная информация к нам поступает раньше, чем звук (мы сначала видим молнию, а потом слышим гром). Та часть нашего мыслительного аппарата, которая отвечает за восприятие "видео" намного старше, "мудрее и опытнее", чем та, которая контролирует и отвечает за "аудио". И, во-вторых, подобная избирательность - своеобразная защитная реакция организма от возможных перегрузок. Кроме того, высокий уровень информационного шума или фона, который присутствует сегодня на информационном рынке, - тоже достаточно серьезная помеха для организации контакта с потребителем. Современные, традиционно используемые СМИ слишком перенасыщены различным "информационным мусором". Поэтому - "Я слышу - и забываю".

Для того чтобы сегодня привлечь внимание аудитории, "оформление" информационного сообщения должно быть особенным. Нужна не столько информация, сколько эмоциональная встряска, новое ощущение, запоминающееся и четко ассоциирующееся с предлагаемым информационным продуктом не только (а чаще всего - не столько) на сознательном, но и на подсознательном уровне. Общение через действие, получение информации в процессе непосредственного контакта с рекламируемым продуктом ("Я испытываю -и понимаю") гораздо более эффективно, чем простое информирование о нем. Эти задачи возможно решить через организацию специального события.

Специальное событие (от англ. event) - это особая форма коммуникации, с помощью которой потребитель вступает в непосредственный контакт с рекламируемым объектом или предметом. Современные эксперты рассматривают событийную коммуникацию в самом широком смысле, относя к ее формам самые различные события - и происходящие естественным образом - "подлинные" и "специальные" - или те, которые были созданы искусственно.

В России к числу наиболее популярных стеиг-акций относятся мероприятия развлекательного и спортивно-развлекательного характера. Именно этот вид специальных PR-событий наиболее часто используется для продвижения того или иного товарного бренда. В качестве примеров событийных PR-акций можно привести всевозможные проведения пресс-конференций, конференций, дней открытых дверей, презентаций, фестивалей, конкурсов (красоты, профессионального мастерства, спорта и досуга и т.д.) и выставок. На сегодняшний день это наиболее универсальные специальные мероприятия, которые могут быть использованы как инструмент PR организациями любого профиля.

Событийный PR - это комплексная организация мероприятий, направленная на продвижение информационного продукта (логотипа, марки, продукта, позитивного имиджа и т.д.) заказчика, создание в обществе положительного отношения к нему и установление долгосрочных связей с целевыми аудиториями и СМИ при помощи ярких и запоминающихся событий. Алгоритм формирования и организации событийных PR-мероприятий следующий:

• - определение цели;
• - выбор целевых аудиторий;
• - определение ключевых сообщений; - разработка креативной идеи;
• - определение форм и способов работы с аудиториями в рамках проведения события;
• - информационная поддержка;
• - предполагаемые результаты.

Событийный PR позволяет эффективно и более рационально решить ряд важных маркетинговых задач, стоящих перед любой производственно-коммерческой или общественно-политической организацией:

• позиционирование информационного продукта, управление имиджем заказчика;
• создание новостного повода для СМИ;
• продвижение информационного продукта за счет продвижения события;
• формирование лояльных групп потребителей информационного продукта;
• создание импульсного спроса;
• повышение уровня заинтересованности (продаж) информационным продуктом в долгосрочном периоде;
• развитие и укрепление отношений с партнерами по бизнесу.

Специальное событие обладает набором характерных признаков и строится по определенным правилам:

• - событие заранее планируется;
• - событие строится вокруг бренда и освещает деятельность компании-заказчика исключительно с положительной стороны;
• - событие учитывает интересы целевых аудиторий;
• - событие устраивается ради того, чтобы как минимум о нем сообщили СМИ и как максимум в лучшем случае - для того, чтобы превратить его в традицию;
• - событие должно быть более драматизировано, чем "обычная встреча с покупателями или избирателями" (обладает собственным сюжетом, интригой, постановкой и т.д.);
• - событие хорошо организовано, доступно для наблюдения, привлекает зрителей и участников;
• - событием стараются произвести сильное, незабываемое впечатление на целевые аудитории и общество в целом;
• - событие должно стать источником новостей;
• - событие порождает другие - аналогичные события;
• - событие должно быть интересным для целевой аудитории и создавать благоприятные условия для общения с ней.

В целом преимущества и проблемы событийного PR как инструмента продвижения того или иного бренда можно рассмотреть в следующем виде.

Сильные стороны:

• - маркетинговое сообщение "встроено" в событие, "растворено" в нем, что позволяет обойти "барьеры восприятия" и добиться высокого уровня восприимчивости аудитории;
• - так как люди в большинстве случаев приходят на специальные мероприятия добровольно, из-за интереса или любопытства, у них не создается ощущения "навязанности" информации и они более охотно вступают в контакт с брендом;
• - положительные эмоции от успешного мероприятия переносятся на товар или услугу, формируется лояльность потребителя;
• - информационная кампания, основанная на событийном РІІ, имеет "долгоиграющий эффект", поскольку начинается задолго до события (в анонсах, афишах, приглашениях, объявлениях и других информационных формах) и продолжается потом в публикациях СМИ, обсуждениях в Интернете и пр.;
• - аудитория, непосредственно участвующая в событии, может рассматриваться как большая фокус-группа, на которой проводится апробация предложений организации-заказчика (таким образом, в ходе событийного PR накапливаются предварительные знания о потребителе);
• - событие может и должно являться новостным поводом для СМИ, позволяющим расширить информационное присутствие организации-заказчика в информационном пространстве, напомнив о себе потребителям.

Слабые стороны:

• - большие расходы и трудозатраты (материальные, временные, физические, организационные, творческие и пр.);
• - возможная слабость креативных решений может привести к утрате интереса целевых аудиторий не только к самому событию, но и к дальнейшим контактам с брендом;
• - слабая концептуальная разработанность специальных событий;
• - нерегулярность проведения специальных событий. Возможности - интересное, эмоционально насыщенное событие способствует:
  • - созданию эмоциональной связи между брендом и потребителем;
• - высокому уровню вовлеченности участников вследствие их заинтересованности;
• - совершению импульсивной пробной покупки;
• - повышению прямых продаж за счет увеличения количества пробных покупок во время мероприятия;
• - обеспечению лояльности потребителей в будущем. Угрозы :
• - несоответствие мероприятия интересам и мотивам целевой аудитории;
• - банальность, тривиальность и обыденность в содержательной насыщенности проводимого мероприятия (халтура), отсутствие креативных решений снижают интерес мероприятия для его участников и могут способствовать понижению лояльности в целом;
• - несоответствие мероприятия провозглашаемым ценностям бренда, возможный ущерб имиджу бренда;
• - привлечение на мероприятие нецелевых аудиторий вследствие отсутствия у организаторов понимания цели и задач, а также четкой маркетинговой стратегии.

Событийные PR-акции могут быть посвящены продвижению исключительно отдельного бренда (организации), а могут носить характер крупного проекта. В этом случае компания-заказчик может рассматриваться в качестве партнера, спонсора, соучредителя информационного процесса. При любых обстоятельствах событие должно соответствовать ценностям бренда. Но при этом нужно также помнить, что непродуманные решения по содержанию мероприятий при поверхностном, непрофессиональном подходе к использованию этого инструмента могут повернуться против бренда и существенно понизить его имидж в глазах потребителей. На данный момент продвижение набирает обороты и является достаточно перспективным направлением.

Нестеров А.К. Специальные мероприятия и события // Энциклопедия Нестеровых

Сферой реализации технологий событийного менеджмента является организация и проведение специальных мероприятий и событий, которые планируются в виде конкретных проектов.

Тема 11. Организация презентаций. Технология проведения выставок и ярмарок.

Контрольные вопросы и практические задания

1. Специальные мероприятия по СО.

2. Планирование и проведение презентаций.

3. Сравнительный анализ проведения выставок и ярмарок.

4. Основные виды работ, необходимые для подготовки к специальным мероприятиям.

5. Обеспечение выставочного мероприятия.

6. Заказ выставочного пространства.

7. Проектирование выставочного стенда.

8. Выставочные материалы и публикации

10. Организация рабочих семинаров и совещания.

11. Организация визитов: VIP-визиты, зарубежные VIP, визиты членов королевской семьи.

Специальные мероприятия

Современная теория PR рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент специалиста по связям с общественностью, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории.

Специальное мероприятие - это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее "ключевых" этапов. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

Специалист по PR способен превратить специальное мероприятие в значимое для целевой аудитории событие, придав ему эмоциональную окраску. В свою очередь, понимание важности планируемого события общественностью будет способствовать росту ее заинтересованности. Таким образом, обозначенная ценность мероприятия, нарушив привычный ход жизни, принесет необходимую популярность, привлекая внимание СМИ.

Очень часто специальное мероприятие "привязывают" к особым корпоративным датам и событиям, т.к. это позволяет удвоить его эффективность, кроме того, появляется широкое поле для творческой деятельности. Например, при выпуске нового продукта компания может провести серию презентаций не только для первичной целевой аудитории, но и для поставщиков, оптовых покупателей, местных административных органов и т.д. А применив творческий подход, например подарив продукт известной личности, компания закладывает основы положительного имиджа не только своего товара, но и самой организации.

Организация специального мероприятия направлена не только на привлечение внимания общественности и СМИ. Не менее важными целями являются:

° создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта,

° взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений),

° получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии,

° демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности,

° создание дополнительного источника информации о компании.

Организация специального мероприятия

Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям:

° творческая часть,

° административная часть,

° работа со СМИ.

Организация специального события - это всегда трудоемкий и кропотливый процесс, требующий постоянного контроля и большого внимания к мелочам. Чтобы избежать возможных труд ноете и и уложиться в срок, специальное мероприятие, как правило, начинают готовить за три месяца до его начала.

Творческая часть. Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку.

В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:

° проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.,

° проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.,

° составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две-три недели) приглашений,

° заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков,

° проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.

Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:

1. Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.

2. Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие.

3. Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете. Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы. Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.

При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ - обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями. СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ, в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы.

Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Важно также провести работу с теми журналистами, которые аккредитовались, но по определенным причинам не смогли присутствовать. Вполне возможно, что указанных представителей СМИ все еще интересует тематика специального мероприятия и они хотели бы получить материалы по его итогам. Соответственно, подготовка такого материала ложится на специалиста по связям с общественностью.

Значительно повысить эффективность специального мероприятия может присутствие на нем известной личности. Однако перед тем как выбрать наиболее подходящую для этого фигуру, необходимо проанализировать цели мероприятия, предполагаемую атмосферу его проведения и аудиторию. Если выбор сделан правильно, то о событии будут долго говорить и после его окончания. Кроме того, появляется возможность увеличить количество публикаций, так как круг заинтересованных в освещении СМИ значительно расширится. С приглашенной "звездой" также необходимо провести подготовительную работу вместе проработать сценарий, определить форму одежды, написать речь, выяснить некоторые другие подробности ее участия в мероприятии. Во время специального мероприятия рядом со "звездой" следует находиться кому-то из сотрудников компании, чтобы в случае необходимости оказать требуемую помощь в работе.

Специалисты по связям с общественностью довольно часто прибегают к организации специальных мероприятий. Это вызвано не только желанием привлечь внимание общественности, но и тем, что у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации. Среди специальных мероприятий наибольшей популярностью у PR-технологов пользуются:

° круглые столы и семинары,

° выставки, экспозиции,

° презентации,

° церемонии открытия,

° приемы,

° дни открытых дверей.