Тема 11. Организация презентаций. Технология проведения выставок и ярмарок.

Контрольные вопросы и практические задания

1. Специальные мероприятия по СО.

2. Планирование и проведение презентаций.

3. Сравнительный анализ проведения выставок и ярмарок.

4. Основные виды работ, необходимые для подготовки к специальным мероприятиям.

5. Обеспечение выставочного мероприятия.

6. Заказ выставочного пространства.

7. Проектирование выставочного стенда.

8. Выставочные материалы и публикации

10. Организация рабочих семинаров и совещания.

11. Организация визитов: VIP-визиты, зарубежные VIP, визиты членов королевской семьи.

Специальные мероприятия

Современная теория PR рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент специалиста по связям с общественностью, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории.

Специальное мероприятие - это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее "ключевых" этапов. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

Специалист по PR способен превратить специальное мероприятие в значимое для целевой аудитории событие, придав ему эмоциональную окраску. В свою очередь, понимание важности планируемого события общественностью будет способствовать росту ее заинтересованности. Таким образом, обозначенная ценность мероприятия, нарушив привычный ход жизни, принесет необходимую популярность, привлекая внимание СМИ.

Очень часто специальное мероприятие "привязывают" к особым корпоративным датам и событиям, т.к. это позволяет удвоить его эффективность, кроме того, появляется широкое поле для творческой деятельности. Например, при выпуске нового продукта компания может провести серию презентаций не только для первичной целевой аудитории, но и для поставщиков, оптовых покупателей, местных административных органов и т.д. А применив творческий подход, например подарив продукт известной личности, компания закладывает основы положительного имиджа не только своего товара, но и самой организации.

Организация специального мероприятия направлена не только на привлечение внимания общественности и СМИ. Не менее важными целями являются:

° создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта,

° взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений),

° получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии,

° демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности,

° создание дополнительного источника информации о компании.

Организация специального мероприятия

Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям:

° творческая часть,

° административная часть,

° работа со СМИ.

Организация специального события - это всегда трудоемкий и кропотливый процесс, требующий постоянного контроля и большого внимания к мелочам. Чтобы избежать возможных труд ноете и и уложиться в срок, специальное мероприятие, как правило, начинают готовить за три месяца до его начала.

Творческая часть. Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку.

В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:

° проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.,

° проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.,

° составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две-три недели) приглашений,

° заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков,

° проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.

Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:

1. Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.

2. Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие.

3. Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете. Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы. Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.

При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ - обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями. СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ, в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы.

Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Важно также провести работу с теми журналистами, которые аккредитовались, но по определенным причинам не смогли присутствовать. Вполне возможно, что указанных представителей СМИ все еще интересует тематика специального мероприятия и они хотели бы получить материалы по его итогам. Соответственно, подготовка такого материала ложится на специалиста по связям с общественностью.

Значительно повысить эффективность специального мероприятия может присутствие на нем известной личности. Однако перед тем как выбрать наиболее подходящую для этого фигуру, необходимо проанализировать цели мероприятия, предполагаемую атмосферу его проведения и аудиторию. Если выбор сделан правильно, то о событии будут долго говорить и после его окончания. Кроме того, появляется возможность увеличить количество публикаций, так как круг заинтересованных в освещении СМИ значительно расширится. С приглашенной "звездой" также необходимо провести подготовительную работу вместе проработать сценарий, определить форму одежды, написать речь, выяснить некоторые другие подробности ее участия в мероприятии. Во время специального мероприятия рядом со "звездой" следует находиться кому-то из сотрудников компании, чтобы в случае необходимости оказать требуемую помощь в работе.

Специалисты по связям с общественностью довольно часто прибегают к организации специальных мероприятий. Это вызвано не только желанием привлечь внимание общественности, но и тем, что у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации. Среди специальных мероприятий наибольшей популярностью у PR-технологов пользуются:

° круглые столы и семинары,

° выставки, экспозиции,

° презентации,

° церемонии открытия,

° приемы,

° дни открытых дверей.

Введение

На данный момент, в России с каждым годом все больше развивается и набирает обороты special events, мероприятия, которые проводит компания с целью формирования позитивного имиджа организации. Фестиваль, как вид событийного маркетинга представляет собой мероприятие, цель которого - представить предметы и явления, организованные в духе праздника. Это яркое событие, организация которого сложна и многогранна. В своей работе мы бы хотели разработать проект организации ежегодного фестиваля красок, который пройдет летом 2014 года, учитывая возрастающие масштабы фестиваля.

Объектом исследования является организация ежегодного фестиваля красок «Королевский фестиваль красок».

Предметом исследования является изучение и совершенствование процесса организации «Королевского фестиваля красок»

Целью курсовой работы является изучение особенностей организации специальных мероприятий и применение технологий организации для усовершенствования проведения «Королевского фестиваля красок»

В соответствии с поставленной целью были определенны следующие задачи:

изучить понятие и цели организации специальных мероприятий

изучить особенности планирования и проведение special events в условиях риска

провести характеристику «Королевского фестиваля красок»; ситуационный анализ.

разработать организационную схему производственного отделения на «Фестиваль красок».

Теоретической базой исследования послужили учебные пособия, научные труды, интернет ресурсы по теме - «маркетинг», «Связи с общественностью» и «special events». Проблему данных тем, изучали такие отечественные и зарубежные ученые как Бельских И.Е., Котлер Ф., Березин В.М., Соловьев, Б.А. и другие.

1. Теоретические основы организации специальных мероприятий

1.1 Понятие и цели организации специальных мероприятий

фестиваль королевский планирование

Special events (специальные события) - мероприятия, направленные на продвижение торговых марок, услуг и компаний с помощью ярких событий, способных не только запоминаться, но и в ряде случаев стать.events включают в себя городские праздники, концерты и фестивали, презентации продукции и церемонии открытия, выставки и ярмарки, приемы и рауты, развлекательные мероприятия частного характера, благотворительные акции, конференции и семинары, и т.п. Специальные события - это мероприятия, проводимые компанией с целью формирования позитивного имиджа организации, и главное - привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продукции. Любой продукт должен быть продан. Поэтому special events, как и другие рекламные акции, проводятся для того, чтобы подтолкнуть клиента к ожидаемому шагу.events - одна из важнейших составляющих непрямой рекламы. Подготовка, организация и проведение special events носит в России название «событийный маркетинг» (Event Marketing).

Специальными событиями лежит целая система целей:

·Формирование репутации Компании и ее Первых лиц;

·Привлечение внимания общественности к Компании и ее деятельности;

·Установление связей с различными аудиториями.

·Привлечь потенциальных клиентов и партнеров;

·Презентовать новые продукты Компании;

·Осветить вехи в истории Компании;

·Создать информационный повод;

·Наладить взаимодействие со СМИ;

·Создать дополнительную мотивацию своим сотрудникам и партнерам;

·Продемонстрировать социальную ответственность Компании;

·Получение дохода.

Дифференциация мероприятий событийного маркетинга представлена на (Приложение 1)

Специальные PR-мероприятия призваны решать две задачи: обеспечение постоянного присутствия компании в информационном поле, а также привлечение внимания журналистов и целевой аудитории к компании (ее продукции).

Те или иные PR-мероприятия выбираются PR-специалистами в зависимости от специфики целевой аудитории или самого продукта, масштаба акций, бюджета и т. д. Зачастую специальные PR-акции становятся частью другой крупномасштабной акции и при этом направлены на решение более узких задач.

При необходимости охвата целевой аудитории в рамках города или региона предпочтение отдают таким мероприятиям, как фестивали, праздники, соревнования, специальные дни, недели и т. д. В целях стимулирования интереса аудитории к таким мероприятиям предлагается розыгрыш большого количества призов.

В целях привлечения внимания общественности часто используются телевизионные ток-шоу, посвященные обсуждению актуальных проблем, в которых принимают участие авторитетные эксперты, лидеры мнений, аналитики. Для повышения эффективности таких мероприятий полезно связать обсуждение общественно значимой проблемы с появлением на рынке продукции, способной эту проблему решить.

Для привлечения внимания специалистов и экспертов проводят такие специальные PR-акции, как научные форумы, бизнес-конференции и семинары, круглые столы, съезды и др.

Высокой популярностью среди специальных PR-акций пользуются презентации. В зависимости от своего предмета этот вид мероприятий подразделяется на следующие разновидности:

1.презентация товара или услуги - крайне востребована из-за постоянной высокой конкуренции на рынке товаров и услуг. По той же причине нуждается в постоянном совершенствовании PR-технологий и техники, особенно когда речь идет о продвижении товаров массового потребления.

2.презентация коммерческой структуры. Бывает необходима в следующих случаях:

oвновь созданную компанию впервые представляют широкой аудитории;

oкомпания осваивает новые рынки, на которых не имеет достаточного веса или устойчивой деловой репутации;

oкомпания реорганизуется (например, путем слияния нескольких фирм), в результате чего, как правило, получает новое наименование.

3.презентация персонала - мало распространенный в России вид презентаций вследствие недостаточно серьезного отношения российского бизнеса к кадровой политике фирмы и корпоративному имиджу. На Западе презентация фирмой нового руководящего сотрудника высокой квалификации как раз и работает на повышение корпоративного имиджа.

4.презентация города - постепенно получила развитие в связи интеграцией России в мировое сообщество и ее вступлением в борьбу за крупные экономические или имиджевые проекты (Олимпийские игры, Всемирные юношеские игры, автомобильные гонки класса «Формула 1», Чемпионат Европы по футболу и др.).

.презентация региона - призвана демонстрировать высокий экономический и культурный потенциал региона, привлекая тем самым инвесторов. Проводится на крупных промышленных, сельскохозяйственных и др. выставках.

.презентация страны - имеет не только экономическое, но и политическое значение. Может проводиться на крупных международных выставках категории EXPO, организуемых Международным бюро выставок и ярмарок.

В зависимости от целевой аудитории презентации делятся на театрально-зрелищные (теа-презентации) и салонные (бомонд-презентации).

Теа-презентации рассчитаны на продвижение массовой продукции, нередко они сопровождаются различными развлекательными мероприятиями (концертами, шоу-программами и др.).

Бомонд-презентации используют для продвижения редкого или уникального продукта для ограниченной целевой аудитории (эксклюзивные коллекции одежды, эксклюзивная недвижимость, уникальные инвестиционные проекты и др.).

Участие компании в выставках и ярмарках является крайне важным PR-мероприятием. Такое мероприятие требует тщательной подготовки, но и приносит в случае грамотного проведения высокие результаты. Выставки и ярмарки, являясь комплексными мероприятиями, могут включать в себя самые разнообразные специальные PR-акции: пресс-конференции или брифинги, семинары или мастер-классы для специалистов, промо-акции, дегустации, распространение сувенироной продукции и рекламно-информационных материалов и др.

1.2 Особенности планирования и проведение special events в условиях риска

Планирование и проведение специального мероприятия - дело сложное и комплексное. Слишком много составляющих приходится сводить к единому знаменателю, слишком много задач приходится решать.

Во многих случаях результат стоит тех усилий, которые мы прилагаем. Однако все они могут быть сведены на «нет» форс-мажорными обстоятельствами, ошибками персонала, недоработкой на стадии подготовки раздаточных материалов и презентаций и многим другим. Рисков, сопряженных с организацией специальных мероприятий, немало, и именно о них и пойдет речь сейчас.

Персонал

Люди - это всегда источник рисков, потенциальной опасности для проекта. Причем даже если мы имеем дело с исключительными профессионалами, то все равно успокаиваться не стоит. Более того, порой от нашего персонала результат зависит в гораздо большей степени, чем от всех остальных элементов проекта (оборудование, материалы и т.д.), ведь оружие не стреляет само - на курок всегда нажимает человек. То же самое и с обслуживанием нашего мероприятия: все - презентации, выступления, перерывы на обед, шоу-программа и многое другое - управляется людьми.

Площадка для проведения

Здесь рисков проекта не так много, как может показаться. В основном все проблемы появляются, если вы не уделили должного внимания вопросам выбора площадки. Следовательно, многие опасности можно исключить, лишь потратив на данной стадии чуть больше времени.

Западные event-специалисты рекомендуют при выборе места для проведения детально анализировать ситуацию: если количество потенциальных опасностей, с которыми мы можем столкнуться в процессе, слишком велико, то лучше поискать другую площадку.

Выступающие персоны

Риски для наших event-проектов, связанные с выступающими персонами, в целом достаточно похожи на риски, связанные с персоналом, но имеют свою специфику.

Представим некий научный семинар, где аудитория насчитывает несколько сот человек. Выступать выходит молодой и очень перспективный специалист, который в лаборатории просто творит чудеса. Однако, представ перед такой многочисленной (для него, разумеется) аудиторией, он попросту не знает, как себя вести. И как следствие - его выступление оказывается в лучшем случае «скомканным», а в худшем - проваленным. Подобные накладки можно предотвратить:

во-первых, подбирая для участия в проекте людей, которые уже имели опыт публичных выступлений;

во-вторых, с помощью репетиций, которыми частенько пренебрегают, но они действительно могут нивелировать тот отрицательный эффект, который мы можем получить от выступления неопытного человека (а бывают случаи, когда без какой-то конкретной персоны не обойтись);

Следующий момент, о котором стоит позаботиться, - это статус и известность (положительная или негативная) выступающей персоны.

Любая компания-организатор хочет заполучить на свое мероприятие самых именитых и авторитетных людей, порой не особо заботясь о последствиях. К примеру, в числе выступающих персон может оказаться человек пусть и с громким именем, но с серьезно запятнанной репутацией в рамках индустрии. Или для выступлений мы можем пригласить двух индустриальных экспертов (или же звезд шоу-бизнеса), которые уже давно враждуют друг с другом. Эти моменты необходимо отслеживать и исключать.

Оборудование

Любая компания, организующая то или иное специальное мероприятие, старается задействовать как можно больше новейших технологий для произведения максимально положительного впечатления на свою аудиторию.

Причем этот подход совершенно нельзя назвать ошибочным или неправильным, но, делая выбор в пользу какой-то инновации, следует понимать, что в качестве следствия мы получаем дополнительные риски.

Во-первых, среди персонала может не оказаться человека, которому по силам полноценно работать с используемой технологией и оборудованием. Эта опасность легко исключается, если нанять внешнего специалиста.

Во-вторых, условия выбранной площадки для проведения special event могут не соответствовать техническим требованиям экзотического оборудования, которое планируется задействовать.

В-третьих, желание удивить аудиторию может перевесить здравый смысл, и в этом случае -получим перегруженный технологическими инновациями special event (бюджет которого еще и не соответствует поставленным задачам), половину из которых аудитория попросту не поймет.

Следующий момент - это всевозможные мелочи.

К примеру, в пульте от проектора вдруг садятся батарейки, запасных нет, и выступающей персоне приходиться переключать слайды с помощью ассистента, вызванного из зала.

Или другой вариант: в самый ответственный момент выясняется, что в офисе был забыт шнур, которым подсоединяется DVD-проигрыватель к телевизору.

На первый взгляд, эти риски могут показаться не такими уж и критичными, но престижу и статусу мероприятия подобные накладки вредят очень сильно.

И наконец, самый неочевидный риск в данной категории (неочевидный - потому что о нем редко задумываются заранее) связан с арендованным оборудованием. Любая техника подвержена случайным повреждениям (пролитый кофе, фатальное падение вследствие неаккуратного обращения и т.д.), и если на нашем мероприятии арендованное оборудование было испорчено по необъективным причинам, то мы, соответственно, понесем дополнительные затраты.

Подводя же итог, стоит добавить, что во время планирования и проведения специальных мероприятий от рисков никуда не уйти, с ними нужно работать. В этом деле может оказаться полезной консультация или сотрудничество с компанией, которая специализируется на special events, ибо профессионалам все риски уже давно известны и, что важнее, они заранее знают решения для многих типичных проблем.

Для того чтобы провести мероприятие, требуется серьезная подготовка. Для того чтобы event был успешным, сил и времени потребуется еще больше. Для реализации возможностей special event как PR-акции мероприятие должны быть настоящим событием.

Составление плана проведения мероприятия предполагает наличие специальных знаний и четкого понимания, как сделать его действительно удачным. Поэтому для организации special events, в том числе и фестиваля обычно привлекаются профессионалы - event-компании, которые специализируются именно на проведении мероприятий по запросам компании-заказчика с учетом всех пожеланий оного и, конечно, ожиданий его клиентов.

В отдельное направление маркетинговой деятельности выделился фестиваль (festivus, лат. - веселый, праздничный). Как вид событийного маркетинга он представляет собой мероприятие, цель которого - представить предметы и явления, организованные в духе праздника и по определенному сценарию (Приложение 2). Признаки этого мероприятия:

праздничная форма (в основе фестиваля заложено понятие праздника);

ритуальный характер (заранее заданные правила проведения фестиваля);

соревновательность (наличие конкурсов, демонстраций, шоу-показов).

Фестиваль легко интегрируется в различные ИМК-программы (ИМК - интегрированные маркетинговые коммуникации). Нередко его объединяют с другими средствами маркетинговой коммуникации - презентациями (если необходима пробация новинок компании), PR-мероприятиями (для получения паблисити).

Существует отработанный алгоритм действий при составлении плана специального мероприятия. Во-первых, должна быть четко определена цель special event. Ее необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами, донести до сведения всех организаторов и участников подготовки мероприятия. Каждый из них должен четко знать, кому, почему и для чего это все надо.

При составлении плана необходимо разработать концепцию и расписать сценарий мероприятия. Special event на то и special, что он особенный, т.е. концепция мероприятия должна отличаться от концепций eventов, уже проведенных для продвижения аналогичной продукции. Сценарий должен включать в себя не только все продуманные и предвиденные ситуации, но и учитывать возможные отклонения от плана, неверный ход событий. Для того чтобы уменьшить риск срыва каких-либо составляющих мероприятия, лучше составить запасной план, учитывающий все возможные изменения в программе с целью удержания контроля над ситуацией.

Исходя из бюджета мероприятия, под концепцию и сценарий выбирается площадка. Как и все прочее, расположение, размер и возможности площадки рассчитываются с учетом выделенных на мероприятие средств, количества и ожиданий приглашенных, специфики программы eventа. Под концепцию разрабатывается и дизайн площадки, выбираются развлечения для гостей, привлекается кейтеринговая компания.

Просто написать сценарий слишком легко. Нужно выбрать технические средства, необходимые для воплощения сценария. А для приобретения этих средств нужно детально рассчитать бюджет. Special event - дорогое удовольствие, но при правильной организации оно себя окупает: либо приносит компании доход от роста уровня продаж, либо поднимает ее имидж, изменяя представления о ней в лучшую сторону. Выбор и приобретение технических средств нельзя откладывать «на потом». Как только в сценарии мероприятия было утверждено устроить то или иное шоу, необходимо сразу обеспечить все, чтобы это шоу стало возможным. Если в пресс-релизе мероприятия гостю обещано лазерное представление, то это представление должно быть показано, иначе гость останется разочарован. Более того, о своем разочаровании он поведает своим друзьям и знакомым, что определенно не лучшим образом скажется на имидже компании. Считается, что один неудовлетворенность одного клиенты провоцирует неудовлетворенность пяти потенциальных клиентов, поэтому нельзя недооценивать роль «сарафанного радио».

Обеспечив техническую базу eventа, необходимо найти подрядчиков, убедиться в качестве их работы, заключить с ними договор. Без подобной формальной составляющей event может попросту сорваться. Более того, представитель компании-заказчика должен постоянно следить за ходом работ и контролировать ситуацию.

Когда выбрана площадка, все технические вопросы решены, детали отработаны, гости приглашены, и СМИ оповещены, наступает само мероприятие. Естественно что, выполнив работу по организации, команда, занимавшаяся воплощением идеи мероприятия в жизнь, тоже хочет отдохнуть. Однако ход мероприятия, и контроль за происходящим, не менее важен, чем процесс организации. Ответственный менеджер eventа должен быть всегда готов решить возникающие по ходу мероприятия проблемы. Даже при самом ответственном подходе и очень хорошей организации специального события мелких проблем не избежать. Цель менеджера не только в том, чтобы «все прошло гладко», но и в том, чтобы «сгладить углы», если таковые имеются.

Поэтому время отдыха для организаторов наступает тогда, когда площадку покидает последний гость. Гости, к слову, с подобных мероприятий уходят с подарками, которые также продумываются и заказываются у компаний, занимающихся подарочной продукцией. При этом если подарок чисто сувенирный, то должен быть интересен и красив, чтобы гость в дальнейшем поставил его на полку как напоминание. Еще лучше, если подарок будет практически применим.

Таким образом, веря словам Михаила Горошина, «Организация мероприятия - это сложная работа. В нашей стране она пока редко ассоциируется с бизнесом, а ведь это работа, которая требует слаженности действий, грамотной постановки задач, соблюдения сроков».

2. Организация специальных мероприятий на примере конкретного фестиваля

.1 Характеристика «Королевского фестиваля красок»; ситуационный анализ

Первый фестиваль красок в Санкт - Петербурге прошел 28 июля 2012 года на стадионе «Метрострой». Организатором фестиваля является компания CSN-PRO. Учредитель компании Анатолий Коптев.

CSN-PRO помимо ежегодного «Фестиваля красок» проводит мероприятия: «Мыльный город» - фестиваль мыльных пузырей (16 000 человек), Loy Kratong - запуск небесных фонариков (проект имел численность 12000 человек, но на данный момент закрыт из-за вышедшего закона, запрещающего запускать небесные фонари). Так же имеет проекты в социально сети «Вконтакте»: страница компании «Мир детства» (более 58000 подписчиков), собственная группа «Питер Online - фестивали, выставки, события» (более 107000 подписчиков), собственная группа «Интересные события в Санкт-Петербурге» (более 440000 подписчиков).

Долгосрочная цель CSN-PRO: организация мероприятий, позволяющих искренне радоваться без алкоголя и других веществ, вредных человеческому организму. Создание и продвижение новой культуры отдыха, позволяющей развивать здоровье: как физическое, так и духовное. Укрепление здорового позитивного сообщества, и объединение людей со схожими с нами интересами.

Цели CSN-PRO:

Создание и развитие технологии организации мероприятий по новой культуре отдыха;

Набор и обучение персонала;

Создание источников дохода;

Информационная поддержка мероприятий;

Подготовка технической базы;

Создание службы безопасности;

Создание и поддержание цикла ежегодных мероприятий связанных друг с другом.

Организационная политика:

) на мероприятиях не должно быть ни в информационном, ни физическом виде алкоголя и других веществ, вредных для организма. Курение разрешено в специально отведенном месте;

) на всех мероприятиях должна присутствовать детская зона, с которой нельзя увидеть материалы для взрослых;

) на мероприятиях должны быть точки питания (традиционная и вегетарианская кухня) и питья;

) на мероприятиях должны быть санузлы;

) на мероприятиях должна быть мед. помощь;

) на мероприятиях должна присутствовать служба безопасности;

) на мероприятиях должен присутствовать качественный звук (на репетициях по возможности);

) каждое мероприятие должно быть с платным входом;

) каждый участвующий в подготовке мероприятия, будь то волонтер, организатор или технический работник, перед тем как преступить к работе, должен сдать экзамен по своей должности. Исключения могут быть в экстренных ситуациях, когда работником может стать первый человек, попавшийся под руку. Этот человек, перед тем как преступить к работе, должен прослушать краткую инструкцию, и сдать практическое задание;

) На мероприятиях должна быть стойка информации (на репетициях по возможности);

) Во время подготовки к мероприятию команде запрещено употреблять алкоголь и другие наркотические вещества. За каждое нарушение -20% от заработной платы. Возможность восстановления определяет руководитель отделения или любой из вышестоящих органов;

) За 30 дней до мероприятия увольнение сотрудников возможно только по общему решению команды или отдела, в котором работает сотрудник;

) Не прийти на общее собрание или на собрание, на котором приказано быть, отойти от дел, взять выходной по каким-либо обстоятельствам можно только с разрешения всех членов команды по линии и руководства. За нарушение этого правила -20% зарплаты или отстранение от дел без возможности восстановиться;

) В первую очередь, необходимо выполнять свои функции. И только потом помогать тому, кто просит о помощи;

) Каждое собрание - повод похвастаться планами и успехами в работе. Готовьте планы и отчеты к собраниям.

Ценный конечный продукт (ЦКП) - клиенты довольные результатом нашей работы, не испытывающие неудобств и воспринимающие фирму как постоянных партнеров.

В 2014 году «Королевский фестиваль красок» будет проходить 19 июля, и рассчитан на 10000 человек. Для сравнения, этот же фестиваль в 2012 году собрал 5000 человек, в 2013, как уже упоминалось выше, - 6000 человек. Формат фестиваля - Оpen Air. Целевая аудитория - молодые люди от 16 до 30 лет, творческая, активная молодежь.

Партнерами являются - завод художественных красок «Невская палитра», Генеральное Консульство Индии. На проведение фестиваля в 2014 году со спонсорами проводятся переговоры.

В 2013 году перед проведением фестиваля появился конкурент, взявший концепцию мероприятия CSN-PRO прошлого года. Поменялось в концепции конкурента только то, что краска была платная, но вход свободный. Название было то же, но проходил фестиваль на месяц раньше - в июне. Тем не менее «Фестиваль красок» CSN-PRO собрал 6000 человек - больше чем 2012 году, за счет акций на билеты, своей подготовленной аудитории, качественной организацией мероприятия и активного пиара.

На сегодняшний день в Санкт-Петербурге проходят два «Фестиваля красок» - первый «Королевский фестиваль красок», основатель - компания CSN-PRO, учредитель компании Анатолий Коптев, второй - «Музыкальный фестиваль красок», основателем которого является Артем Сергеев.

2.2 Структура организации «Фестиваля красок» 2014 года

Первый фестиваль, в 2012 году, прошел без разделения обязанностей между командой организаторов. В 2013 разделение обязанностей в команде присутствовало, но один человек мог отвечать за несколько деятельностей. В этом году была создана организующая схема компании. Схема состоит из 7 отделений - административное, отделение персонала и коммуникаций, отделение распространения, отделение финансов и бухгалтерии, производственное отделение, отделение качества и квалификации и отделение развития. На каждое отделение назначается руководитель. Исполнительным директором является Анатолий Коптев.

Отделение, отвечающее за организацию фестивалей и мероприятий, в том числе и за «Королевский фестиваль красок», - производственное отделение. Мы разработали структуру, которая позволит разделить обязанности между сотрудниками, на предстоящий фестиваль (приложение 3).

Разработка структуры проходила в два этапа: сбор информации о сотрудниках и составление схемы.

Всего в фирме CSN-PRO 10 сотрудников. Так же имеются волонтеры, но они не входят в схему организации мероприятия. Команда организаторов «Королевского фестиваля красок» состоит из 8 человек. Еще 5 проходят обучение на секцию планирования PR-проектов и
Секция формирования оптовых заказов. В данной организующей схеме подразделения указаны сотрудники, которые уже состоят в фирме и отвечают за определенную деятельность. Мы считаем, что эта схема структурирует организацию «Королевского фестиваля красок» и с помощью нее организация фестиваля будет соответствовать масштабам мероприятия.

Как мы узнали ранее, в организации мероприятии один из важных моментов, помимо проведения, является подготовка. В организующей схеме это секция разработки программ мероприятия. На примере менеджера по артистам, мы также разработали проект, позволяющий сотруднику структурировать свою деятельность по обязанностям (приложение 4).

Заключение

Целью данного курсового проекта было изучение организации специальных мероприятий и применение полученных знаний на примере организующей схемы компании. Для этого необходимо было разобрать понятие и цели организации специальных мероприятий и особенности планирования и проведение special events в условиях риска. Данные задачи были успешно выполнены.

Итак, special events (специальные события) - мероприятия, направленные на продвижение торговых марок, услуг и компаний с помощью ярких событий, способных не только запоминаться, но и в ряде случаев стать ими. В отдельное направление маркетинговой деятельности выделился фестиваль (festivus, лат. - веселый, праздничный). Как вид событийного маркетинга он представляет собой мероприятие, цель которого - представить предметы и явления, организованные в духе праздника и по определенному сценарию. Существует отработанный алгоритм действий при составлении плана специального мероприятия. Во-первых, должна быть четко определена цель special event. Ее необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами, донести до сведения всех организаторов и участников подготовки мероприятия. Каждый из них должен четко знать цель, обязанности и конечный результат.

Разработка производственного отделения фирмы СSN-PRO, организующей схемы, проходила в два этапа: сбор информации о сотрудниках и составление схемы ответственных за ту или иную деятельность. С помощью этой схемы организация фестиваля будет проходить более структурно, и каждый сотрудник будет отвечать за свою деятельность, что поспособствует более качественному проведению мероприятия.

Список использованной литературы

1.Армстронг Г., Вонг В., Котлер Ф., Сондерс Дж. Основы маркетинга, 5-е европейское издание: Пер с англ. - М.: ООО "И.Д. Вильямс", 2012. - 752 с.

2.Бельских И.Е. Теория и практика корпоративных паблик рилейшнз: Учебное пособие / Филиал ГОУ ВПО "МЭИ (ТУ)" в г. Волжском. - Волгоград: Изд-вo ВолГУ, 2009. - 160 с.

Березин В.М. Сущность и реальность массовой коммуникации. Монография. - М.: Изд-во РУДН, 2010.

Джон Д., Щульц М. Маркетинг профессиональных услуг. Как продавать не продавая - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. - 368 с.

Котлер Ф., Келлер К.П. Маркетинг менеджмент.13-е изд. - СПб.: Питер, 2010. - 816 с.

Особенков О.М., Таран В.А. и др. Экономика России: Менеджмент и маркетинг. Том 2. Маркетинг - М.: "Типография "Новости", 2010. - 922 с.

Управление проектами. Справочник для профессионалов/ под. ред. Цветкова А., Шапиро В.-М.:Омега-л, 2013. - 1280 с.

Соловьев, Б.А. Маркетинг: учеб. / Б.А. Соловьев. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 383 с.

Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью.Теория и практика.- М.: Дело, 2011.- 421 с.

11.Charles Bladen, James Kennell, Emma Abson, Nick Wilde. Events Management: An Introduction. - М.:, 2012. - 472 с.

Donald Getz. Event Studies, Second Edition: Theory, Research and Policy for Planned Events (Events Management). - М.:, 2012. - 460 с.

Glenn Bowdin. Events Management. - М.: Butterworth-Heinemann, 2011. - 776 с.

Guy Masterman. Strategic Sports Event Management. - М.: Butterworth-Heinemann, 2014. - 376 с.

15.Event - менеджмент. Профессиональная организация успешных мероприятий. М.: Эксмо, 2010. - 288 с.

16.Johnny Allen, William O"Toole, Robert Harris, Ian McDonnell. Festival and Special Event Management. - М.: John Wiley and Sons, Ltd, 2013. - 608 с.

Ian Yeoman. Festival and Events Management. - М.:, 2010. - 448 с.

Thomas Felberbauer. Wirtschaftsspionage und SIEM-Systeme: Wirtschaftsspionage unter der Lupe von Security Information Event Management Systemen (German Edition). - М.:, 2010. - 140 с.

Vineet Gera. Event Management and Planning: A complete guide to plan and execute the event. - М.:, 2012. - 252 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Маркетинговые коммуникации

Маркетинговые коммуникации (комплекс продвижения) представляют собой процесс информирования целевой аудитории о товарах и услугах и убеждения в их потребительской ценности и преимуществе перед другими аналогичными товарами/услугами, с целью формирования известности какой- -либо торговой марки и лояльности потребителей к ней.

Маркетинговые коммуникации обеспечивают достижение целей маркетинга: информирование и убеждение потребителей, формирование мотива приобретения товаров/услуг.

Основным фактором успеха компании, который выражается в заинтересованности целевого рынка в ее товарах и услугах, является эффективное решением комплекса маркетинговых задач: определение концепции, установление цены, распространение (обеспечение доступности для потребителя - каналы сбыта) и продвижение продукции. Перечисленные маркетинговые задачи являются традиционными составляющими комплекса маркетинга.

Таким образом, маркетинг - процесс разработки концепции, ценообразования, распространения и продвижения идей, товаров, услуг, обеспечивающий удовлетворительные отношения обмена.

Обмен - ключевая идея маркетинга.

Условия осуществления обмена:

1. Две или более стороны располагают чем-либо ценным друг для друга. В маркетинге сторонами (участниками) процесса обмена являются потребитель и продавец (производитель). Предмет обмена должен представлять ценность для обеих сторон. Продукты, представленные на рынке, обладают различной ценностью для разных людей. Ценность продукта заключается в его способсности удовлетворять нужды и потребности потребителей. Для того, чтобы получить нуж-

ный продукт, потребитель должен отдать то ценное, что необходимо его производителю (продавцу) - время, деньги, внимание, деятельность.

2. Каждая их сторон имеет желание и способность отдать это ценное другой стороне.

3. Возможность коммуникации между сторонами.

Таким образом, сущность обмена в маркетинге состоит в том, что потребитель обменивает свои ресурсы (деньги, время, внимание, деятельность) на продукты/услуги компаний, которые обладают потребительской ценностью.

Одна из функций маркетинга в процессе обмена - тщательное изучение производителем нужд, потребностей и желаний потребителей. Производитель должен обладать информацией о том, какое предложение может заинтересовать потребителя. Какими характеристиками должно обладать предложение, чтобы вызвать заинтересованность потребителя, что может быть ценным с точки зрения потребителя. Известный специалист по менеджменту и маркетингу Питер Дракер по этому поводу заметил: «Существует лишь одно верное определение цели бизнеса - создание потребителя. То, что фирма думает о своей продукции, не самое главное для успеха бизнеса. Что потребитель думает о своей покупке, в чем он видит ее ценность, вот что имеет решающее значение, определяет сущность бизнеса и шансы на успех». Ориентироваться на потребителя - значит, прежде всего, изучать потребности рынка. При этом товары и услуги - это лишь средства для достижения целей компании, а не сама цель.

Изучение потребностей потребителей помогает получить ответы на следующие жизненноважные вопросы: какой продукт (товар/услуга) необходим потребителю, какими должны быть его характеристики; соответствует ли конкретный продукт нуждам и потребностям потребителей; существует ли потребность в этом продукте на рынке и др. вопросы.

Ответы на эти вопросы необходимы для решения известных нам марке-

тинговых задач, входящих в комплекс маркетинга: разработки продукта, необходимого потребителю, определения его цены (стратегия ценообразования), обеспечения его доступности для потребителя (каналы сбыта).

Еще одним фактором успеха компании является ее нацеленность на такой сегмент рынка, клиенты которого с наибольшей вероятностью будут заинтересованны в ее товаре/услуге.

Компании для продвижения своей продукции ориентируются на конкретные группы населения. Например, целевой рынок ТМ X состоит из сознательных потребителей диетического напитка (напр., Actimel, Danone, Актуаль). Таким образом, TM X ориентирована на тех, кто осознанно предпочитает подобные напитки - молодежи в возрасте от 12 до 24 лет обоих полов и женщин от 25 до 45 лет.

Все решения организации должны приниматься с учетом взаимосвязи четырех основных элементов комплекса маркетинга. Так, например, определяя продуктные характеристики (1-ый элемент маркетинг-микс) - вес, размер, дизайн, необходимо решить вопрос о том, сколько они будут стоить потребителю (2-ой элемент маркетинг-микс - цена), как такой продукт будет доведен до точки потребления (3-ий элемент маркетинг-микс) и как убедить потребителя в преимуществах данных продуктных характеристик (4-ый элемент маркетинг-микс).

Маркетинг-микс - система решений, направленных на потребителя (целевой рынок) и обеспечивающих достижение целей маркетинга и компании в целом.

Продвижение - важная составляющая маркетинг-микс. Привлекательный дизайн, выгодная цена, наличие в каждой торговой точке - это задачи, решение который недостаточно для достижения необходимой части целевого рынка. Маркетинговая задача не закончена без информирования целевого рынка о продукте и о месте его возможного обретения. Также необходимо убедить максимальное количество людей в существовании достинств продукта, а так-

же сформировать или усилить мотив приобретения продукта у определенного числа покупателей.

Таким образом, маркетинговые коммуникации выполняют в процессе обмена следующие функции:

1. информируют потребителей о продукте/услуге организации и самой организации;

2. убеждают потребителей в способности товара/услуги удовлетворить нужды, потребности и желания потребителей, т. е. формируют мнение о потребительской ценности продукта.

Основная функция маркетинговых коммуникаций - демонстрация важных характеристик трех элементов стратегии маркетинга (продукт, цена, место/способ продажи) с целью повышения заинтересованности потребителя в покупке товара или услуги.

Особенности маркетинговых коммуникаций.

Маркетинговые коммуникации являются частным случаем массовой коммуникации и в целом подчиняются общим законам коммуникации. Однако они имеют ряд особенностей, которые определяют успех взаимодействия участников маркетинговой коммуникации.

1) Целенаправленный характер коммуникации. В отличие от разнонаправленности массовой коммуникации в целом, маркетинговые коммуникации точно направленны на целевую аудиторию. Точность определяется и достигается на основе комплекса медиапланирования.

2) Повторяющийся характер сообщения, обеспечивающий запоминание как самого сообщения, так и товара/услуги, которые являются предметом этого сообщения.

Запоминаемость сообщения и его предмета обеспечивается таким свойством маркетинговой коммуникации, как аккумуляция т. е. накопление совокупного результата пусть небольших, но постоянно повторяющихся воздей-

2. Цена продукта/услуги - определяется в рамках стратегии ценообразования.

Каждая из областей маркетинга микс (4 P"S) имеет собственные цели и стратегии. Так, цель и стратегия ценообразования могут заключаться в увеличении продаж на определенной территории за счет установления более низкой цены на товар, чем у основных конкурентов.

Цена продукта/услуги также способна сообщать потребителю информацию о свойствах товара, напр., о том, к какой ценовой категории относится конкретный продукт (низкая, средняя, высокая). Очевидно, что ручка за 99 центов не будет иметь такой же внешний вид и обладать такой же надежностью, как ручка за $50.

Компания, которая распространяет свои товары преимущественно через магазины, торгующие по сниженным ценам, уже только этим многое сообщает покупателям о статусе своей продукции.

Спрос - это потребность, подкрепленная покупательной способностью.

Сбытовая сеть - дистрибьюторы, оптовики и розничные магазины.

Коммуникационная функция третьего элемента комплекса маркетинга

Статья посвящена актуальной теме – изучению событийного туризма и, в частности такого его вида как выставки. Приведено исследование роли выставок как событийного туризма в жизнедеятельности современного города. Событийный туризм становится все более востребованным видом городского туризма. В качестве мероприятий событийного туризма необходимо отметить спортивные мероприятия, в т.ч. Олимпиады, Универсиады, Чемпионаты мира; городские фестивали и карнавалы; бизнес и научные форумы и конгрессы. Особое место в событийном туризме занимают выставки. Существует множество классификаций выставок – по тематике, по территориальному охвату, по времени проведения, по периодичности и т.п. Выставки, особенно международные, имеют длительную историю и в настоящее время сохраняют актуальность для социально-экономического развития города. Выставки как мероприятия событийного туризма способствуют привлечению туристов, инвесторов в город и соответственно обеспечивают городу обладание туристским брендом, включенность в международную экономику, создание рабочих мест, сооружение современных выставочных комплексов, развитие инфраструктуры, перелив знаний и социально-экономическое развитие.

социально-экономическое развитие

событийный туризм

выставки

2. Хуснтдинова С. Р. Важнейшие факторы развития городского туризма // Экономический вестник Республики Татарстан. - 2011. - № 3. - С. 23-30.

3. Линар Якупов ищет на «умный город» миллиард долларов // Бизнес Online: деловая электронная газета Татарстана [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.business-gazeta.ru/article/55210/, свободный (дата обращения 15.03.2012).

4. Проект «В гости к Деду Морозу» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dedmorozz.ru/?m=3&n=544, свободный (дата обращения 25.03.2012).

5. Факты и цифры // Официальный сайт Всемирной Туристской Организации UNWTO [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://unwto.org, свободный (дата обращения 15.03.2012).

6. Официальный сайт BIT (Borsa internazionale del turismo) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bit.fieramilano.it/en/content/facts-and-figures, свободный (дата обращения 18.04.2012).

7. Официальный сайт FITUR (Feria Internacional de Turismo) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.ifema.es/web/ferias/fitur/default_i.html, свободный (дата обращения 18.04.2012).

8. Официальный сайт ITB (Internationale Tourismus-Börse Berlin) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.itb-berlin.de/en/MediaCentre/PressReleasesAndNews/index.jsp?lang=en&id=191552, свободный (дата обращения 18.04.2012).

9. Global Exhibition Industry Statistics 2011 // Официальный сайт Всемирной ассоциации выставочной индустрии [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.ufi.org/Medias/pdf/thetradefairsector/2011_exhibiton_industry_statistics.pdf, свободный (дата обращения 20.04.2012).

10. What will you achieve at EIBTM? Официальный сайт выставки EIBTM [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.eibtm.com/page.cfm/Link=14/t=m/goSection=3, свободный (дата обращения 15.04.2012).

Последние десятилетия отмечены двумя самостоятельными, казалось бы, и очень интересными трендами - ростом значимости городов в социально-экономическом развитии мира и ростом туристской индустрии. Туризм - вид деятельности, вовлекающий в сферу своего влияния широчайший спектр услуг, - от размещения и транспорта до развлечений, и информационных технологий. Причем вид деятельности динамично развивающийся, так, по данным Всемирной туристской организации (UNWTO), в 2011 году число туристских прибытий возросло более чем на 4 % и составило 980 миллионов, на 2012 год также прогнозируется рост на 3-4 % .

Несомненно, туризм и сферы его составляющие относятся к экономике сервиса или постиндустриальным отраслям, а, как известно, мировая экономика и ее авангард в лице крупных и крупнейших городов переходит к этой стадии развития. Поэтому нет ничего удивительного в том, что современные города стремятся развивать туристскую сферу. При этом города конкурируют друг с другом как за инвесторов, готовых вкладывать в развитие города, в т.ч. его туристскую инфраструктуру, так и за самих туристов, стремясь создать конкурентные туристские преимущества, выгодно отличающие город от других туристских дестинаций. В связи с этим вопрос городского туризма, его сущности и форм становится весьма актуальным как с точки зрения постановки стратегических целей развития города, так и с точки зрения вовлечения и распределения необходимых ресурсов для создания туристкой инфраструктуры, которых естественно лишь единицам хватит для создания всех видов городского туризма.

Специфика городского туризма заключается в том, что он включает несколько сегментов, пересекающихся, дополняющих и влияющих друг на друга: познавательный (посещение музеев, объектов историко-культурного наследия); бизнес или деловой туризм; «выходные» в городе; события культуры, спорта; посещение магазинов; посещение друзей и родных; посещение религиозных объектов. В городах, развивающих туризм, может быть представлен один или несколько сегментов. Приоритетность выбора конкретного сегмента зависит от тех целей, которые город перед собой ставит, а также от возможностей - множества факторов, в совокупности привлекающих поток туристов .

Продвижение любого продукта, в т.ч. туристского, на рынок, особенно международный невозможно без осуществления комплекса маркетинговых коммуникаций. Несмотря на относительную новизну всего комплекса маркетинговых стратегий, для нашей экономики, можно отметить уже устоявшиеся, «традиционные» маркетинговые коммуникации, такие как реклама, связи с общественностью (PR), сбыт продукции и личные продажи. К более молодым стоит отнести воркшопы (англ. workshop) - профессиональные встречи, семинары, небольшого круга лиц, заинтересованных в обстоятельном, глубоком обсуждении то или иной проблемы .

Каждая бизнес-структура в той или иной степени использует указанные маркетинговые коммуникации как для продвижения своего товара или услуги, так и для продвижения своего бренда. Выставки уникальны тем, что на одной территориальной площадке в ограниченное время используются все из указанных маркетинговых коммуникаций, что несомненно дает синергетический эффект и позволяет получить большую отдачу, чем использование каждой из коммуникаций отдельно. Выставки - мероприятия, привлекающие действительно заинтересованных лиц, - от профессионалов отрасли до обывателей, способных стать в будущем потребителем выставочных товаров и услуг.

Выставки могут быть причислены к направлениям событийного туризма, активно развивающегося в последние десятилетия, не только в мире, но и в нашей стране. Событийный туризм - вид туризма, целью которого является посещение событийных мероприятий. Событийные мероприятия могут быть организованы с самыми различными целями, финансироваться из различных источников - частных и государственных, ориентироваться на разнообразные целевые группы потребителей и проводиться регулярно или только один раз. Во всех случаях подобные мероприятия объединяют такие характеристики как массовость, зрелищность, привлечение туристов.

По значимости и уровню территориального охвата событийный туризм можно классифицировать следующим образом: международный; национальный; региональный; локальный. По цели проведения событийные мероприятия можно разделить на следующие основные группы: спортивные события - Олимпиады, Универсиады, Чемпионаты мира по футболу, теннису и т.п.; международные выставки; бизнес-конгрессы, научные конференции; культурные мероприятия (фестивали, концерты); городские события.

Под термином «городские события» могут быть объединены мероприятия, проводимые на открытых площадках города и вовлекающие в свое действо горожан и привлекающие туристов. Городские события могут иметь локальный характер, например, День города. Причем тот же День города региональной столицы может уже иметь региональный масштаб, т.к. привлекает посетителей со всего региона. Такие городские события как карнавал в Рио-де-Жанейро или Венеции имеют ярко выраженное международное значение, привлекая тысячи туристов со всего мира.

Следует отметить, что событийный туризм является уникальным видом туризма, так как он не исчерпаем по содержанию, практически любая территория, любой город, используя креативный потенциал жителей и заинтересованных лиц; в качестве которых могут выступать власти, бизнесмены, стейкхолдеры городского сообщества, может организовать мероприятие событийного характера того или иного уровня охвата и сделать это событие отправной точкой развития туризма. Так, примером может служить г. Великий Устюг, использующий прекрасное событие Новый год. Благодаря проекту «Великий Устюг - Родина Деда Мороза» турпоток увеличился с 3 тыс. человек в 2006 году до 165 тыс. в 2007 году .

С точки зрения международного событийного туризма, наиболее привлекательными событиями можно назвать спортивные состязания, такие как Олимпийские игры или Чемпионаты мира. Подготовка и привидение таких событий требует значительных усилий и вложений, но и позволяет городу занять высокую ступень в ранге туристских дестинаций. Наиболее яркими успешными примерами стоит назвать европейские города - Барселону и Турин. История и того, и другого города удивительны и схожи тем, что «новейшая» их история, связанная с развитием туризма, имеет в качестве базового события или отправной точки Олимпийские игры.

Международные выставки - мероприятия событийного туризма, не менее значимые, чем спортивные. Сформировалась отдельная сфера деятельности по организации, сопровождению, проведению различного рода выставок, конгрессов, поощрительных туров - МИСЕ (MICE). Название МИСЕ (MICE) идет от заглавных букв английских терминов - Meetings (встречи), Incentives (поощрительные мероприятия), Congress (конгрессы), Exhibitions&Events (выставки и события).

Интерес к выставкам в последние годы усиливается. Об этом свидетельствуют такие цифры: по данным Всемирной ассоциации выставочной индустрии, на 5 стран мира - США, Китай, Германию, Италию и Францию приходится 59 % общемирового закрытого выставочного пространства. Причем за 5 лет с 2006 г. по 2011 г. площадь закрытых выставочных пространств (минимум 5000 кв.м) росла во всех 15 странах - лидерах по площади крытых выставочных площадей (США, Китай, Германия, Италия, Франция, Испания, Нидерланды, Бразилия, Великобритания, Канада, Россия, Швейцария, Бельгия, Турция и Мексика); но лучшие результаты демонстрировал Китай с 48 % ростом, на втором месте Турция (25 %) и на третьем Россия (17 %) .

Учитывая увеличивающиеся масштабы глобализации, усиление роли международных контактов в деятельности бизнес-структур различного уровня и профиля деятельности, разработка собственной трэвел-программы (travel (англ.) - путешествия), т.е. программы, посвященной поездкам сотрудников с деловыми целями, включающей задачи, сроки, бюджет поездки, становится насущной необходимостью, а посещение выставок, пожалуй, можно поставить на первое место подобной программы.

При выборе выставки будущие участники должны начинать с поиска ответа на три основных вопроса:

• место проведения выставки;
• транспортная доступность;
• уровень развития инфраструктуры.

Важно отметить, что приоритетным является именно та последовательность вопросов, которая указана, - важнейший вопрос: «Где?». Место проведения выставки - это город и участие в выставке, включает рабочее и свободное время, а значит - это и культурная программа на площадках города и просто прогулки. Стремясь преуспеть в конкуренции, города могут предоставить схожие условия по транспортной или информационной обеспеченности, то есть по второму и третьему из указанных вопросов, однако то, что действительно отличает города друг от друга это их среда, включающая открытые пространства, - улицы, скверы, парки; архитектурный облик; кафе и рестораны; театры и концертные площадки, другие места отдыха и, конечно же, историко-культурное наследие - музеи, архитектурные и иные памятники, галереи искусств, места, связанные с выдающимися учеными, литераторами, художниками, политиками. Все это придает уникальность городу, хорошее настроение и желание вернуться, что является несомненным конкурентным преимуществом и позволяет привлечь гостей, в том числе, и для участия в выставках. Например, организаторы одной из крупнейших туристских выставок EIBTM (The Global Meetings&Events Exhibition - Выставка глобальных встреч и событий) в г. Барселоне среди таких традиционных рекламных ответов на вопрос («что участники достигнут, посетив выставку?»), как «открытие новых дестинаций, продуктов и услуг; развитие своих профессиональных знаний; последние тренды индустрии; установление контактов и т.п.», особо выделяют - «посетить Барселону - волнующий город, один из главных мировых центров деловых встреч и событий» .

Особое место среди выставок занимают выставки, посвященные туризму. Они собирают как профессионалов отрасли - бизнесменов и представителей министерств и ведомств, занимающихся вопросами развития туризма той или иной дестинаций, так и потребителей, желающих узнать больше о возможностях путешествий и отдыха. Примеры ведущих европейских туристских выставок, уже состоявшихся в 2012 году, и их общая характеристика приведены в таблице 1.

Таблица 1

Ведущие международные туристские выставки Европы

Как видно из таблицы, каждая из указанных выставок является значимым событием, привлекающим тысячи посетителей, соответственно и города как место проведения выставок получают значительный приток туристов, в том числе делового характера. Современные выставки так же, как и их исторические предшественники, стремятся привлечь как можно больше заинтересованных посетителей и используют для этого всевозможные средства, в том числе, преимущества той дестинации, где они проходят. Очевидно, что предпочтения посетителей из различных уголков мира будут отданы, в первую очередь, привлекательным городам. В то же время и города стараются использовать весь имеющийся потенциал и создать привлекательные, уникальные предложения для привлечения крупных выставок. Ведь проведение крупной выставки позволяет городу, а именно - его бизнесу и сообществу достичь несколько целей:

• создать рабочие места по проведению и обслуживанию выставочного мероприятия;
• развивать современный вид бизнеса - МИСЕ-индустрию;
• сооружать и затем предоставлять в аренду организаторам площади;
• создавать и развивать соответствующую инфраструктуру;
• способствовать «переливу знаний» и тем самым поднимать территорию города на качественно новый уровень развития, быть в курсе актуальных тенденций в различных сферах бизнеса;
• знакомить гостей выставки с городом, тем самым продвигать бренд города как туристской дестинации и центра, привлекательного для инвестиций.

Проведение выставок оказывает влияние на город, его облик, количество туристов не только в период проведения самого выставочного мероприятия, но и имеет долгосрочные последствия. Достаточно вспомнить один из самых ярких символов Парижа - Эйфелеву башню. Общеизвестно, башня была создана к открытию Всемирной Выставки в Париже в 1889 году как арка на пути к павильонам выставки и, более того, ее планировалось снести спустя 20 лет, но вот уже более 100 лет она является символом столицы страны и собирает миллионы туристов ежегодно.

Выставки продолжают выступать в качестве важного фактора развития города, формируют его территорию и облик и в постиндустриальную эпоху. Опыт таких признанных в мире городов-лидеров выставочного дела как Милан, Барселона, Ганновер используется и в нашей стране. Так, планируется, что к 2020 году около Казани появится Умный город - Smart City, одна из важнейших целей создания которого, судя по замыслам, проведение мероприятий МИСЕ-индустрии - выставок и конгрессов .

Таким образом, одной из перспективных сфер развития экономики становится туризм, в т.ч. такие его виды, как событийный туризм. Современные города, стремящиеся развивать туристскую сферу, должны, проанализировав имеющиеся преимущества и ресурсы, сформулировать стратегические цели и сконцентрироваться на том виде городского туризма, для развития которого имеются конкурентные преимущества. Одним из наиболее перспективных видов городского событийного туризма становятся выставки различного масштаба, привлекающие как профессионалов, так и обычных посетителей; тем самым создающие рабочие места по проведению и обслуживанию выставки, стимулирующие сооружение современных выставочных комплексов и инфраструктуры; способствующие «переливу знаний» и продвижению бренда города как туристской дестинации.

Рецензенты:

• Родионова Ирина Александровна, д.г.н., профессор, профессор кафедры региональной экономики и географии, экономический факультет, Российский университет дружбы народов, г. Москва.
• Рубцов Владимир Анатольевич, д.г.н., профессор, заведующий кафедрой социально-культурного сервиса и туризма Института экологии и географии Казанского (Приволжского) федерального университета, г. Казань.

Библиографическая ссылка

Событийное мероприятие - фрагмент реальности (действительности), имеющий четкие признаки, свою внутреннюю структуру, свой «сюжет» или «сценарий», т.е. объективные характеристики, без учета которых их невозможно описать, подвергнуть суждениям (субъект события, средства, объект, время, обстоятельства или условия, причина, цель, результат).

Событийными называют мероприятия, не подходящие под более узкое определение, например арт-моб или пресс-конференция. Как правило, эго какое-либо действие, запланированное по определенному сценарию.

Событийное мероприятие зачастую используют, чтобы продемонстрировать потенциальной целевой аудитории достоинства услуг или эмоции, которые она будет испытывать, совершив покупку или взаимодействуя с брендом.

Подготовка к мероприятию начинается с создания концепции - идеи события, после чего она встраивается в сценарий. Концепция мероприятия должна отражать следующие факторы:

• 1. Саму идею подачи месседжа.
• 2. Что именно необходимо продемонс трировать целевой аудитории (товар / услугу и т.д.).
• 3. Какие эмоции необходимо пробудить у целевой аудитории, а на какие воздействовать.
• 4. Выбрать места наибольшей представленности целевой аудитории.
• 5. Определить, потребителями каких СМИ являются представители целевой аудитории, не вовлеченные в событие.

После того как концепция утверждена заказчиком, приступаем к написанию сценария / тайминга событийного мероприятия. Далее утверждаем сценарий у руководства и переходим к следующему шагу.

В регионах пиар-специалисгам из-за шраниченносги бюджета постоянно приходится искать бесплатные или бартерные площадки для контакта с аудиторией. Чаще всего выбирают наиболее просторные и проходимые места в городе. Однако стоит помнить, что, выбирая бесплатный вариант, придется согласовывать событийное мероприятие с администрацией города.

Также обязательно учитывайте культурные / религиозные и праздничные традиции места проведения мероприятия, его геофафическое положение и окружающие памятные места. Делать это стоит для того, чтобы ненароком не оскорбить чувства других аудиторий и не вызвать негатив.

Приведу пример. Шоу барабанщиков «Crazy Drummers» провело свое специально-организованное событие (презентационное выступление совместно с фаер-шоу «Огненные люди») в историческом центре г. Тамбова на улице Набережной у гак называемого моста влюбленных. Однако организаторы не учли дату и время проведения мероприятия - шоу состоялось вечером накануне Пасхи. К тому же исторический центр Тамбова изобилует храмами и церквями. В результате уже на стадии оценки эффективности события выяснилось, что событийное мероприятие оскорбило чувства верующих, которые проходили мимо площадки проведения мероприятия на вечернюю праздничную службу в ближайший храм. Прохожие не одобрили дуэт барабанщиков, находившихся в центре огненных фигур накануне большого религиозного праздника неподалеку от святого места.

Сценарий / тайминг готов. Приступаем к поиску подрядчиков мероприятия, а именно партнеров события. Как уже упоминалось, в ра йоне зачастую большинство подобных вопросов решается с помощью бартера. В данном случае, если необходимо экономить, вам потребуется убедить подрядчиков, что их работа на событии станет для них отличным поводом заявить или напомнить о себе.

Ни в коем случае не допускайте на мероприятии прямой рекламы как собственной, гак и партнеров. Помните о том, что событийное мероприятие - инструмент, принадлежащий именно PR-деятельности, и, чтобы не загубить весь его положительный эффект, не навязывайте аудитории визуальную или аудиорекламу. В данном случае для закрепления PR-эффекта вполне подойдут приемы маркетинга, такие как промоакции.

Перед проведением событийного мероприятия необходима хотя бы одна репетиция, чтобы участники мероприятия воспринимали его целостно и передали это впечатление целевой аудитории. Эго поможет избежать грубых ошибок во время хода события. Стоит учесть, что если вы запланировали событие на какой-либо открытой городской площадке, то репетировать там не нужно, лучше выбрать скрытое от посторонних глаз место, где мероприятие можно будет довести до совершенства.

А вот изучать площадку проведения обязательно. В идеале ее необходимо увидеть всем участникам мероприятия, если такой возможности нет, то вы как организатор должны предоставить всем участникам события фотографии места его проведения.

Заранее также необходимо осуществить примерку костюмов и подбор грима, проверить / настроить аппаратуру исходя из особенностей площадки.

Событийное мероприятие подготовлено, пора приглашать гостей. Помня об экономии бюджета, специалист по связям с общественностью в ра йоне рассылает пресс-релиз (см. приложение Пресс-релиз). Рассылать его желательно по заранее подготовленной медиакартс. Если же медиакарты у вас нет, то на событие приглашают следующие СМИ:

• 1. Еженедельные общественно-политические газеты.
• 2. Глянцевые журналы развлекательного характера.
• 3. Телевизионные компании.
• 4. Глянцевые журналы бизнес или политической направленности (если ваше мероприятие может заинтересовать подобные издания).
• 5. Отраслевые СМИ (если ваше событие может заинтересовать подобные издания).

Не лишним будет позвонить знакомым журналистам и главным редакторам, в редакции которых вы отправили пресс-релизы, чтобы уточнить их получение и еще раз лично пригласить на событие представителей СМИ.

Есть еще один вариант приглашения журналистов на событие, называется «от противного». Конечно, он не всегда бывает эффективен, но в случае, если он срабатывает, явка СМИ превышает все самые смелые ожидания. Суть этого метода проста, нужно сделать вид, что вы не хотите, чтобы журналисты узнали о мероприятии. Просто не приглашайте их. Но действовать нужно осторожно, при этом распространяя анонс события среди потенциальной целевой аудитории.

• 1. Рекламный анонс в крупнейших группах социальных сетей региона (некоторые из них публикуют объявления бесплатно, другие берут от 100 до 1 000 рублей за пост).
• 2. Создание и продвижение «встречи» в социальных сетях (таким способом можно лично пригласить представителей целевой аудитории и посчитать примерное количество участников мероприятия).
• 3. Таргетированная реклама в социальных сетях (она может вести как на «встречу», на афишу в группе вашего бренда в социальной сети, гак и на сторонний сайг).
• 4. Размещение афиши на крупнейших сайтах / порталах / форумах / афишах ра йона (зачастую это действие бесплатно).
• 5. Личное приглашение на событие но клиентским спискам (однако, если вам нужна потенциальная целевая аудитория, способ практически неэффективен).
• 6. Размещение флаеров-приглашений в наиболее проходимых местах города (в ра йоне практически всегда осуществляется на условиях бартерного сотрудничества, такими местами могут быть фитнес-клубы, рестораны, кинотеатры, торговые центры и т.д.).
• 7. Промоакция по раздаче флаеров-приглашений в наиболее проходимых местах города (для еще большей экономии средств можно не нанимать агентство, а самостоятельно провести акции).
• 8. Размещение печатных афиш в наиболее проходимых местах города (в этом случае договориться удастся далеко не со всеми, но вот организации партнеров, фирмы, занимающиеся смежным бизнесом, и корпуса вузов наверняка разместят объявления).

Непосредственно перед началом событийного мероприятия проконтролируйте установку и рабочее состояние аппаратуры. Проверьте костюмы, реквизит и грим. Позаботьтесь о месте для подготовки участников мероприятия, если нет помещения, где выступающие смогут подготовиться, оборудуйте для этих целей транспорт. Проконтролируйте своевременное прибытие участников, гримеров, костюмеров, подрядчиков, фотографов, операторов и т.д. на событие.

Иногда приходится работать на открытых площадках города, где нет места не только для фимерной, но и для размещения сценария / тайминга. На этот случай выучите жесты, показывающие выступающим о переходе к следующей часги, выступающему, сообщающие важную информацию. Например, движение «касание уха» показывает, что участников нс слышно. Заранее оговорите с участниками месго, с которого вы будете контролировать событийное мероприятие, на случай если им понадобятся указания но сценарию. При себе обязательно держите распечатанный тайминг мероприятия. Перед началом события повторите вместе с участниками эту «азбуку жестов».

Во время событийного мероприятия для дальнейшей оценки его эффективности необходимо но возможности собирать следующую информацию:

• 1. Количество СМИ, посетивших событие.
• 2. Количество газет / телеканалов / журналов.
• 3. Кто и из какого СМИ присутствовал на мероприятии.
• 4. Количество фотографов / блоггеров / известных персон.
• 5. Количество интервью, взятых у участников событийного мероприятия.
• 6. Информация о мнениях аудитории по поводу мероприятия.
• 7. Примерное количество гостей события (плотность людей в малых числах умножить на площадь занимаемого ими участка).

Пример.

Ярчайшим примером событийного мероприятия в Тамбове можно назвать презентационное шоу барабанщиков «Crazy Drummers» совместно с фаер-шоу «Огненные люди» на ул. Набережной у моста влюбленных. Несмотря на неудачно выбранное время, на протяжении двух часов дуэт барабанщиков исполнял собственные и известные композиции, стоя в центре огненных фигур. По оценкам организаторов, событие посетили около 1 000 человек, 20 фотографов, 3 телевизионные компании, 2 газеты и 1 блоггер. Успех выступления был закреплен с помощью промоакции. Гостям события были розданы открытки с контактами шоу барабанщиков «Crazy Drummers».

• Факторович А.Л. Правовой статус СМК и правовое обеспечение связей с общественностью. Краснодар: АДАС, 2006. 4.2. 75 с.